Відображення в обліку та звітності розрахунків з підзвітними особами

В ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" облік розрахунків з підзвітними особами ведуть в Журналі-ордері № 7. Аналітичний облік в цьому регістрі ведуть за кожною окремо виданою підзвіт сумою.

При відкритті журналу-ордера з попереднього регістру записують перехідні залишки на початок місяця з зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображають дату і авансову суму (графи 4-7), відшкодування перевитрат проти виданої авансової суми (графи 8-10), відшкодовану або утриману суму невикористаних підзвітних коштів (графи 11-14) і суми витрат за поданим і затвердженим звітом про використання підзвітних сум (графи 15-24).

У випадках, якщо підзвітній особі, що знаходиться у тривалому відрядженні, направляють додаткову авансову суму або один і той же працівник повторно за місяць одержує авансову суму, то суму і дату видачі (перерахування) авансової суми відображають у вільних графах: 6 і 7 по тому ж рядку (з дебету субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з кредиту відповідних кореспондуючих рахунків).

При поданні одним працівником за поточний місяць двох звітів про використання підзвітних сум відображають записом в одній графі за одним і тим ж рядком.

В ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" з метою одержання підсумкових (синтетичних) даних з субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» суми витрат за звітами про використання підзвітних сум і повернення невикористаних коштів показують в Журналі-ордері №7, в кореспонденції з дебетом відповідних рахунків.

Якщо підзвітна особа відповідає за реалізацію продукції або матеріалів (продавець магазину чи ларька тощо), то отриману від реалізації виручку відображають за дебетом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (з кредиту рахунка 701), використовуючи одну з вільних граф (6 чи 7), а суму, внесену до каси підприємства (організації), на поточний рахунок або відправлену поштовим переказом, записують у графах 11-13. Дані цих граф повинні відповідати сумам, що відображені у відповідних журналах-ордерах (№ 1, 2, 3, 4, 11 тощо).

Після закінчення записів всіх операцій за рахунками з підзвітними особами за звітний місяць у Журналі-ордері №7 підраховують підсумки за всіма графами і кредитові обороти переносять у Головну книгу.

В ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" передбачено можливість подання звітів про використання коштів із порушенням установлених термінів, однак лише у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, котрі мають документальне підтвердження (п. 7.39 Положення № 637).

В ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" сальдо за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» відображено в балансі підприємства станом на 31.12.2012р. (додаток С) таким чином:

- дебетове сальдо відображається у складі оборотних активів у рядку 210 " Інша поточна дебіторська заборгованість" (на початок звітного періоду – 109 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 2 тис.грн., на кінець звітного періоду – 121 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 3 тис.грн.);

- кредитове сальдо за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» - в складі зобов'язань підприємства у рядку 610 " Інші поточні зобов'язання" (на початок звітного періоду – 216 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 3 тис.грн., на кінець звітного періоду – 360 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 2 тис.грн.).

Відображення розрахунків з підзвітними особами в Звіті про фінансові результати ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" (додаток Т) залежить від виду витрат, до яких відносяться витрати, пов'язані з розрахунками з підзвітними особами:

- загальновиробничі витрати, з віднесенням на собівартість реалізованої продукції (ряд. 040 розділу I " Фінансові результати") (на початок звітного періоду – 183021 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 3 тис.грн., на кінець звітного періоду – 121066 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 4 тис.грн.);

- адміністративні витрати (ряд. 070) (на початок звітного періоду – 19886 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 1 тис.грн., на кінець звітного періоду – 15938 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 2 тис.грн.);

- витрати на збут (ряд. 080) (на початок звітного періоду – 10106 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 1 тис.грн., на кінець звітного періоду – 9443 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 2 тис.грн.);

- інші операційні витрати (ряд. 090) (на початок звітного періоду – 166981 тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 1 тис.грн., на кінець звітного періоду – 127824 тис.грн., тис.грн., в т.ч. щодо розрахунків з підзвітними особами – 2 тис.грн.).

Дані форми фінансової звітності ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" щодо правильності відображення в них інформації про розрахунки з підзвітними особами відображені в таблиці 8.

Таблиця 8

Перевірка правильності відображення у звітності

розрахунків з підзвітними особами

на ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" станом на 31.12.2012р.

Після проведення аудиту встановлено, що дані Головної книги ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" відповідають даним Балансу підприємства станом на 31 грудня 2012 року. Помилок та відхилень не виявлено.

Таким чином, щодо розрахунків з підзвітними особами, під час відображення у звітності розрахунків з підзвітними особами ПАТ " Кременчуцький завод дорожнiх машин" керується методичними рекомендаціями.