Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчет (акт) по аудиту разослан[44]. Относящиеся к аудиту документы должны быть сохранены или уничтожены по соглашению между участвующими сторонами и в соответствии с процедурами по программе аудита и применимыми законодательными, регламентирующими и контрактными требованиями.

Если это не требуется законодательством, аудиторская группа и лица, ответственные за руководство программой аудита не должны разглашать содержание документов, любую другую информацию, полученную в ходе аудита, или содержание отчета по аудиту любой другой стороне без определенного одобрения заказчика аудита и, если применимо, без одобрения проверяемой организации. Если требуется раскрыть содержание документа по аудиту, то заказчик и проверяемая организация должны быть уведомлены об этом как можно скорее.

Устранение отмеченных в отчете по аудиту несоответствий или замечаний может быть предпринято в форме коррекции или корректирующих, предупреждающих действий[45].Такие действия обычно разрабатываются и проводятся проверяемой организацией в течение согласованного срока и не рассматриваются как часть аудита.

Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия[46]. При коррекции устраняется само несоответствие, а не его причина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие. Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия. Примерами коррекции могут быть: внесение поправок в оформление документации, замена прибора с истекшим сроком поверки, изоляция несоответствующей продукции, идентификация зарегистрированных данных о качестве, ознакомление с документированной процедурой незнакомого с ней сотрудника, заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале, актуализация положения о подразделении, исправление разовых ошибок, и другие[47].

В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррекции. В ряде случаев коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.

Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причиныобнаруженного несоответствияили другой нежелательной ситуации[48]. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного возникновения ранее обнаруженного несоответствия. Иногда необходимость корректирующего действия наступает после неудачной коррекции. Вотличие от коррекции, корректирующее действие направлено не на одномоментное устранение несоответствия, а на устранение причины этого несоответствия. Как правило, в этом случае речь идет не о простом или случайном, а достаточно серьезном несоответствии, характеризуемом значительным расхождением между планируемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим состоянием рассматриваемой деятельности и требующим для его устранения специального исследования. Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (проверяемого подразделения). Для реализации корректирующего действия может разрабатываться соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудитором иутверждается руководителем процесса (подразделения). Возможная форма плана мероприятий по реализации корректирующего действия представлена в табл. 3.2[49].

Если реализация корректирующего действия невозможна в установленный срок, руководитель проверяемого процесса (подразделения) должен в письменной форме известить об этом ведущего аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации. После плановой реализации корректирующего действия ведущим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится инспекционный контроль. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются в журнале регистрации корректирующих действий и в журнале регистрации аудиторских проверок.

Таблица 3.2

Возможная форма плана мероприятий по реализации корректирующего действия

Продолжение таблицы 3.2

Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации[50]. В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.