Главная страница Случайная страница
КАТЕГОРИИ:
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Реквізити листа та їх оформлювання
|
|
ВИДИ CЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ
| Види | Визначення |
| Гарантійний лист | це офіційний лист, який підтерджує взяті зобов’язання. |
| Лист-підтвердження | це такий різновид службового лис-та, який посвідчує попередні угоди, домовленості чи деталі їх реаліза-ції. |
| Лист-запит | це такий службовий лист, в якому висловлюється прохання подати необхідну інформацію відносно предмета зацікавленості чи уточни-ти наявні відомості. |
| Лист-прохання | це такий лист, в якому висловлю-ється ввічливе звертання з метою домогтися певного результату, спо-нукати когось на певні дії. |
| Лист-відповідь на прохання | отримавши такого листа, Ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. |
| Лист-нагадування | це офіційний лист, який розрахо-ваний на відтворення в пам’яті партнера зобов’язань відносно ви-конання певних завдань, прове-дення заходів, оплати простроче- них платежів та рахунків. |
| Рекламаційний лист | це такий різновид офіційного листа, в якому висловлюється реакція на порушення умов укладеної угоди. |
| Супровідні листи | це офіційний лист, який супрово-джує основні документи, що надси-лаються, та відтворює їхні вихідні дані. |
| Рекомендаційні листи | це відгук про особу чи організацію з метою визначення можливості ре-комендувати їх для здійснення пев-них функцій. |
| Лист-запрошення | це різновид офіційного листа, в якому адресатові пропонується взяти участь у певному організова-ному заході. |
| Листи-вітання | це офіційний лист, в якому вислов-люється поздоровлення з нагоди певної події. |
| Лист-повідомлення | це службовий лист, в якому дово-дять до чийогось відома, повідом-ляють комусь певну інформацію. |
| Лист-подяка | це службовий лист, в якому вислов- люється подяка за надану допомо-гу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо. |
| Лист-вибачення | це службовий лист, в якому вислов- люється прохання вибачити за нев- часне виконання замовлення, спіз-нення на зустріч, бухгалтерські по-милки, порушення умов договору тощо. |
| Лист-претензія | це службовий лист, в якому вислов- люється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадо-вільного дизайну чи упакування тощо. |
| Лист-відповідь на претензію | це службовий лист, в якому пояс-нюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпід-ставність претензії чи скарги. |
Реквізити листа та їх оформлювання
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.
3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.
5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок № 3467059
у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678
8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному. Наприклад:
Видавництво «Освіта»
Коваленку С. М.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому. Наприклад:
Директорові Київського професійно-технічного училища №17
Токарчуку К. П.
В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад:
Директорові загальноосвітньої
середньої школи № 4
Директорові Науково-методичного центру
професійно-технічної освіти
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Начальникові Департаменту розвитку дошкільної
загальної середньої та позашкільної освіти
проф. Романенку В. П.
До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам’ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:
Київський міжрегіональний інститут
удосконалення вчителів імені Б. Грінченка
Відділ кадрів Васильченку Ф. К.
вул. П. Тичини, 17, Київ, 52, 01152
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».
10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.
11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:
Додаток: на 2 арк. у 1 прим.
2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:
Додатки:
1. Проект реконструкції школи: на 2 арк. в 1 прим.
2. Акт. прийняття нових будівельних матеріалів: на З арк. у 1 прим.
Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:
Додаток: відповідно до списку на 7 арк.
12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:
Директор школи (підпис) П. Г. Остапенко
Голова оргкомітету (підпис) Г. Р. Рижук
Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист. Наприклад:
Директор професійно-
технічного училища № 9 (підпис) С. В. Фесенко
ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ
v Лист-повідомлення — це такий службовий лист, в якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба поінформувати про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад:
Шановні панове!
Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх... (термін).
Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.
З повагою...
Вельмишановний пане...!
Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.
Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих … місяців.
Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.
Очікуємо на швидку відповідь.
З щирою пошаною...
Шановні панове!
На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).
Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
З повагою...
Шановні панове!
Повідомляємо Вам, що учень 1І-Б класу... (прізвище та ініціали), який брав участь у другому етапі Третього міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика, зайняв перше місце й нагороджений дипломом 1-го ступеня.
З повагою Президент Освітньої фундації
імені Петра Яцика Надія Яцик
Президент Ліги
українських меценатів Володимир Загорій
Шановні добродії!
З радістю повідомляємо Вам. що нашого шановного колегу, пана... ім’я
і прізвище) 3... (дата) призначено директором Професійно-технічного училища
№ 4.
Маємо надію, що призначення пана... (ім’я) сприятиме розвитку добрих взаємин і плідній співпраці міжнашими установами.
З повагою і найкращими побажаннями..