Информационное обеспечение PR-событий. Понятие новостного повода. Виды рабочих мероприятий: презентация, пресс-конференция, выставка, брифинг, пресс-тур.

Информационное обеспечение

Зачастую эффективная коммуникация с потенциальным потребителем важнее, чем сама акция. Формы опосредованной маркетинговой коммуникации нередко играют важнейшую роль в обеспечении акции. Большинство фирм выкладывают огромные суммы на проведение самих акций и организацию специальных событий, не желая при этом потратиться на их информационное обеспечение. Руководители отечественных организаций не осознают также и всей важности грамотного построения отношения со средствами массовой организации. Очень тяжело ПР-специалисту убедить своего начальника, что не бывает безвозмездного сотрудничества между бизнесом и СМИ. При организации информационных кампаний наиболее продуктивным является пошаговый принцип их планирования и реализации. Вся информационная кампания разбивается на отдельные этапы, логически связанные между собой.

Этапы информационной акции:

1 этап: определ.целей проводимой фирмой информационной кампании.

2 этап: определение вида информационной кампании, кот.выбирается в результате моделирования ситуации и написания сценариев возможного развития событий.

3 этап: формирование плана, в основе которого лежат конкретные PR-акции, которые должны быть спланированы по времени и иметь свое отражение в СМИ (репортажи, интервью, аналитический обзор и т.п.). Следует отметить, что освещение в СМИ должно быть скоординированным и взаимосвязанным.

4 этап: определение для организации информационной кампании необходимых ресурсов, как финансовых, так и людских

5 этап: формирование системы обратных связей, которая включает в себя оперативные социологические опросы, телефонные «горячие линии», «общественные приемные» и пр.

6 этап: реализация информационной кампании в соответствии с разработанным планом и имеющимся ресурсам.

1. Работа с прессой:

• предварительная информационная поддержка в местных СМИ (за 2 недели);

• подготовка и проведение пресс-конференций;

• изготовление пресс-релизов, отчетов, интернет-сообщений;

• повторная информационная поддержка по итогам мероприятия через определенный период времени для более основательного закрепления интересов и целей заказчика;

• английская версия пресс-релизов или материалов для печатных СМИ. 2. Видео-версия мероприятия (формат S-VHS или VHS, не монтированный вариант). 3. Видео-версия мероприятия в качестве исходного материала для последующего монтажа для электронных СМИ (формат S-VHS+записанные видеоинтервью). 4. Аудио-версия мероприятия с записанными интервью для последующего изготовления профессиональных радиоматериалов. 5. Фото-сопровождение мероприятий, включая съемку культурной и досуговой части программы. При необходимости негативы предоставляются заказчику. 6. Фото-версия мероприятия для печатных СМИ (фоторепортаж + негативы). При необходимости + английская или русская версия текста. 7. PR-обеспечение:

• предварительная подготовка информационного пространства региона для положительного восприятия мероприятия;

• PR-консультирование организаторов: менталитет, общественная и политическая ситуация в регионе, местные элиты и т.д.;

• постоянно действующий PR-координатор на все время мероприятия;

• предварительный сбор информации по интересующей заказчика тематике. 8. Инернет-версия мероприятия на постоянно действующем местном интернет-адресе. 9. Материалы конференции на компакт-диск носителях (CD). 10. Материалы конференции на аудио носителях (без тиражирования).

Одной из важнейших целей работы ПР-структуры со СМИ является формирование круга журналистов, которым можно безоговорочно доверять, которые знают организацию и готовы ее поддержать.

«Просто так» ни одно СМИ рассказывать о вашей компании не будет. Публикация без информационного повода – это уже реклама, а за рекламу издания предпочитают брать деньги. Поэтому для специалист по PR должен предоставить средству массовой информации либо возможность упомянуть компанию, либо с помощью ее специалистов осветить тему, интересную его читателям.

Информационный повод – это любое событие на рынке и в мире, которое предоставляет повод средству массовой информации прямо или косвенно рассказать о компании и ее целях.

Попробуем взглянуть на ситуацию «с другой стороны баррикад», т.е. со стороны средств массовой информации.

Какими должны быть новости, интересные для СМИ? Это новости, востребованые аудиторией издания, обладающие событийностью, крайне желательно - с упоминанием известных действующих лиц, с ясно изложенной сутью события и реалистично представленной информацией. Такие требования к новостям, например, предоставляются бизнес-отделом газеты «Коммерсантъ».

Читателям интересны события, связанные с изменением структуры собственности, конфликтные ситуации между акционерами, события, влияющие на рынок в целом изменения в правилах регулирования той или иной отрасли. Не интересны парадные визиты чиновников, награждения малозначимыми премиями и дипломами и локальные события, влияющие исключительно на техническую сторону работы предприятия.

Как видим, не всякая новость является информационным поводом. Профессионализм специалистов по связям с общественностью состоит в том, чтобы суметь создать информационный повод, даже не имея в руках значимого события, а имея такое событие - отработать его на 200%.

Виды рабочих мероприятий