Назвіть основні правила службової телефонної розмови.

Телефонні розмови бувають службові та приватні. Але є низка етичних та етикетних правил, які будуть корисними для працівника МНС в обох різновидах телефонування.

Передусім, треба пам’ятати, що у телефонній розмові необхідно виразніше, трохи голосніше і повільніше ніж у живому мовленні, вимовляти слова та фрази, говорити стисло, щоб не марнувати час співрозмовника. Особливо чітко слід вимовляти прізвища, цифри, назви об’єктів і установ. Найчастіше працівник МНС використовує, наприклад, таку мовну формулу ― Доброго дня. Це капітан Петренко...‖.

Дехто має звичку, помилково вважаючи, що співрозмовник не бачить його, допускати в розмові нетактовність і навіть грубість. Користуючись телефоном, слід дотримуватись коректності в поведінці, не робити іншим того, що вам самим неприємно.

Розмова службовим телефоном повинна бути короткою і діловою. Специфіка службової діяльності вимагає від працівника МНС уміння коротко і ясно викладати головне.

Якщо вам телефонують на роботу в особистих справах, а ви зайняті, слід вибачитися, ввічливо попросити зателефонувати згодом. У приватних справах не варто звертатися до друга чи знайомого за службовим телефоном.

Зловживати телефонними розмовами просто некультурно. За правилами ввічливості, тривалість розмови встановлює той, хто телефонує. Нечемно висловлювати своє обурення, якщо хтось помилково набрав ваш номер.

Службова телефонна розмова регламентується трудовою дисципліною, тому її специфіка вимагає чіткості й ясності, обачності, суворого дотримання службової таємниці.

Вихована людина не дозволить собі турбувати співробітників чи навіть близьких товаришів рано-вранці, пізно ввечері, вночі, коли вони відпочивають. Це правило не поширюється на працівників МНС, яких необхідно викликати на роботу за службовою необхідністю.

12. Які питання з етичного погляду не можна вирішувати у телефонній розмові?

Не всі справи можна залагодити по телефону. Наприклад, тільки близьких родичів та друзів можна привітати по телефону з днем народження, сімейним святом, запитати про стан здоров’я хворого члена родини. Людину, з котрою ви підтримуєте офіційні, службові стосунки краще вітати особисто.

Для розв’язання складних і відповідальних питань не можна користуватись телефоном, їх краще вирішувати у візуальному спілкуванні.

Просити про якусь послугу по телефону можна лише близьку людину або рівну вам за службовим становищем.

Неприпустимо через телефонний зв’язок висловлювати співчуття з приводу чийогось горя.

Не забувайте також, що ваш дзвінок може бути недоречним, і лише з ввічливості співрозмовник не перериває вас, тому слід починати розмову з вибачення чи фрази на зразок: ‖ Я не відриваю вас від справ? ‖.

Не слід вести по телефону ― пусту‖ розмову, навіть тоді, коли у вас з’явилося бажання поспілкуватися задушевно з другом; це краще зробити при особистій зустрічі.