![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Обеспечение сохранности документов
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. В комплекс работ по обеспечению нормативных условий хранения документов архива организации включаются: Обеспечение нормативных (оптимальных) условий хранения документов; 1. Рациональное размещение документов в архивохранилище; 2. Проверка наличия и состояния документов. Обеспечение нормативных условий хранения документов. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: предоставление помещения для размещения архивных документов; § оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; § оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; § соблюдение противопожарного режима; § соблюдение охранного режима; § создание оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. Требования к помещениям архива. Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. В архиве организации должны быть предусмотрены: § архивохранилище; § помещение для приема, временного хранения и акклиматизации документов; § помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств); § рабочая комната сотрудников архива организации, которая должна быть изолирована от помещений, где хранятся архивные документы. Размещение архива организации в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива организации, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт. Не допускается размещение архива организации в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Требования к архивохранилищу Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды. При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон. Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности. Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2, 25 м и, как правило, не выше 4 м. Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам. Архивохранилища оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками, открывающимися наружу. Оборудование архивохранилищ средствами хранения. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими нормами: § расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см; § расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см; § расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене – не менее 75 см; § расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см; § расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см. В архивохранилище должны соблюдаться несколько режимов: 1. Противопожарный и охранный режим; 2. Световой режим; 3. Температурно-влажностный режим; 4. Санитарно-гигиенический режим. Общие требования к размещению архивных документов Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах. Документы Архивного фонда Российской Федерации размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и от документов по личному составу. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения – в связках. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются в специальных боксах. На коробки приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке (связке). Коробки (связки) нумеруются в валовом порядке в пределах каждого фонда или описи. Связки формируются толщиной не более 20 см. Коробки, связки с делами размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально. Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей. Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз слева направо. Проверка наличия и состояния архивных документов В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: § устанавливается фактическое наличие единиц хранения и их соответствие учетным документам; § выявляются и устраняются недостатки в учёте документов; § выявляются отсутствующие документы и организуется их розыск; § выявляются и учитываются документы, требующие профилактической, технической и/или реставрационно-профилактической обработки. Выявляются и учитываются электронные документы, требующие копирования на новые электронные носители, миграции в страховые и пользовательские форматы, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации не реже одного раза в 10 лет, электронных документов – не реже одного раза в 5 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архива организации (ответственного за архив организации) проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп). При проверке наличия и состояния документов в архиве Организации необходимо: 1. Сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях; 2. Помещать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения; 3. Изымать и изолировать документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе); 4. Изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы (вирусы), помещать их на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки; 5. Изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки. Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается итоговая запись «ПРОВЕРЕНО», проставляется дата проверки и подписи работников, проводивших проверку, с указанием их должностей. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива. По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных и др. также составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива. Организация розыска необнаруженных документов Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, необнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. Акт составляет ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем. К акту составляется справка о проведении розыска. Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, составленный на документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, представляется в орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, для принятия решения о снятии утраченных дел с учета. Выдача документов из архивохранилища Документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации: § работникам структурных подразделений организации; § судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам при наличии гарантийного письма от них во временное пользование; § иным пользователям по письменному заявлению. Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий: 1. Одного месяца – для использования работниками организации и иными пользователями; 2. Шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, возвращающего дела. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель дела. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: 1. Выемку архивных документов; 2. Сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде копий на электронном носителе или на бумажном носителе. При необходимости удостоверения копий электронных документов используется электронная подпись заведующего архивом организации или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется: § заказом на выдачу дел; § актом о выдаче дел во временное пользование – при выдаче в сторонние организации. При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются: § при наличии фонда пользования; § не прошедшие научного описания и технического оформления до завершения этих работ; § находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом организации в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива организации. К чрезвычайным ситуациям относятся: § объявление степеней готовности гражданской обороны; § введение в действие планов гражданской обороны; § объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения; § пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива; § исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий; § аварии систем жизнеобеспечения архива организации, а также здания архива организации; § другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива организации принять решение об изменении режима работы архива организации или приостановлении его деятельности. С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив организации разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива организации разрабатываются в установленном порядке. С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.
|