Экспертная комиссия и экспертиза ценности документов на предприятии

Документы как источники информации не равноценны. Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.

В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:

§ отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);

§ выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

§ устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

§ производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

§ определяются уникальные и особо ценные дела;

§ осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Система экспертных органов

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят:

1. Председатель комиссии:

§ Заместитель генерального директора ООО «КИНЕФ»

2. Члены комиссии:

§ Начальник отдела делопроизводства;

§ Начальник отдела экономики и маркетинга;

§ Главный бухгалтер;

§ Начальник отдела кадров;

§ Председатель профкома;

§ Заведующий архивом.

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии.

Основными функциями ЭК являются:

§ рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертной комиссией (ЭК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации;

§ организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;

§ рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Сдача дел в ведомственный архив (архив организации) проводится через год после окончания их делопроизводством.

Важнейшим условием при проведении экспертизы ценности любых категорий документов является принцип всесторонности и комплексности изучения документов.

Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе: одни документы дополняют другие; могут быть документы с повторяющимся содержанием; информация, содержащаяся в одних документах, поглощается другими документами и т. п.

Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

К важнейшим критериям относится значимость организации или лица в жизни общества, в результате деятельности которых созданы документы.

Критерий оценки происхождения документов позволяет разделить все учреждения, предприятия и организации примерно на 3 группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность.

Вторую группу составляют организации местного значения. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

К главным критериям экспертизы ценности относится также критерий содержания документа и поглощенность содержания. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Группу второстепенных критериев составляют критерии внешних особенностей документов:

- подлинность,

- копийность,

- особенности передачи текста,

- внешний вид,

- физическое состояние документа.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива. При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах.

Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов:

- руководства;

- планирования;

- финансирования;

- контроля работы организации;

- деятельности подведомственных организаций;

- результатов этой работы.

Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения:

- постоянного;

- длительного (свыше 10 лет);

- временного (до 10 лет включительно).

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭК просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.

В акты на уничтожение (Приложение 9) включаются только те дела, срок хранения которых уже истек. Утверждаются они генеральным директором ООО «КИНЕФ» и согласовываются с заведующим архивом.

Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭК архивного учреждения.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Составление акта и уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.

Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).

Подводя итог, я выяснила, что в архиве должны соблюдаться все нормы хранения, работники должны выполнять все свои должностные обязанности и тогда документы будут храниться долго, и будут в отличном состоянии.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В архиве предприятия у заведующей архивом существует только две программы - «Штат работающих» и «Архив» (поиск работающих и поиск уволенных). Остальные все документы хранятся на бумажных носителях.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

В этой главе рассмотрены этапы экспертизы ценности документов. В архиве хранят дела только временные (свыше 10 лет) и постоянные, а также по личному составу.