Понятие служебной командировки и порядок оформления расходов по служебным командировкам

Чаще всего подотчетные суммы выдаются на покрытие расходов, связанных со служебными командировками.

Служебной командировкой признается поездка работника организации по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Местом постоянной работы считается то подразделение организации, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Трудовой кодекс РФ запрещает направлять в командировку:

- беременных женщин;

- женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

- работников, имеющих детей-инвалидов.

Не считаются командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;

- поездки, обусловленные производственной необходимостью работников, отношения которых с организацией регламентированы не трудовым, а гражданско-правовым договором (договорами подряда, перевозки и т.д.)

Каждая служебная командировка должна быть оформлена приказом руководителя с указанием пункта назначения, наименования организации, в которую командируется работник, а также её срока и цели. Если командировка длится более одного дня, то подотчетному лицу должно быть выдано командировочное удостоверение, которое является документом, подтверждающим время пребывания в командировке. Удостоверение выписывается в одном экземпляре. В каждом пункте назначения делаются отметки о дате прибытия и убытия, заверяемые подписями ответственных лиц и печатями. По отметкам в удостоверении определяется фактическое время пребывания в служебной командировке. Это удостоверение регистрируется в журнале учета работников, выбывающих в командировку.

Срок командировки определяется руководителем организации, однако он не может превышать на территории РФ – 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продолжительность командировки за рубежом не должна превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути. Дни выбытия и прибытия считаются днями командировки. Днем выбытия (выезда) считается день отправления транспортного средства, а днем прибытия (приезда) – день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24 часов днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00: 01 часов – последующие сутки. Аналогично определяется и день приезда.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим работы и отдыха той организации, куда он командирован.

За командированным работником сохраняются место работы, должность и средний заработок.

Размер средств, выдаваемых на командировочные расходы, зависит от срока командировки и места ее назначения.

Работнику, находящемуся в служебной командировке возмещаются:

- расходы по проезду к месту командировки и обратно (стоимость билетов воздушного, железнодорожного, автомобильного и водного видов транспорта). Сюда можно отнести страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Все эти расходы оплачиваются в размере фактических платежей;

- расходы по проезду транспортом общего пользования, кроме такси;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные; они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также время нахождения в пути. Размер суточных устанавливается приказом руководителя, при этом для целей налогообложения прибыли их величина нормируется и соответствует 100 рублей в сутки (согласно постановлению правительства), а для исчисления НДФЛ – 700 рублей (изменения к НК РФ);

- расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами (счета, квитанции гостиниц и т.п.).