Лабораторная работа №6. Технология работы с базами данных, на примере MS Access. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

· познакомиться с основными понятиями базы данных;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

· освоить переход из режима Конструктор в режим Таблицы;

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

· познакомиться с простой сортировкой значений таблицы.

Задание 1. Создайте новую базу данных о студентах «Компьютерной школы».

· Вызовите программу MS Access. Для этого выполните последовательно: Пуск ® Все программы ® Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором справа появится меню (рис.1).

· Откройте меню Файл ® Создать. Выберите из предложенного списка Новая база данных. Появится диалоговое окно, в котором программа предложит вам указать место, где нужно поместить базу данных. Для этого: Выберите папку (Мои документы ® папка вашей группы ® папка с вашей фамилией), затем введите имя файла Компьютерная школа и нажмите по кнопке Создать.

· Перед вами появится окно базы данных (рис.2).

Задание 2. Изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Вы создаете таблицу, поэтому выберите объект Таблицы.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

· Выберите объект Таблица, если находитесь в другом окне.

· Дважды щелкните по меню Создание таблицы путем ввода данных (режим Таблицы). Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет введен автоматически, в зависимости от введенной информации.

· Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля1. Выполните команду Формат ® Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter ].

· Аналогично переименуйте Поле 2. Введите название поля Преподаватель. Должно получиться как на Рис.3.

· Сохраните таблицу и именем Группы, щелкнув по кнопке - сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте – Нет.

· Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке и посмотрите как заданы поля.

· Исправьте данные: Сделайте поле Учебная группа Ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных этого поля задайте Числовым.

· Закройте таблицу Группы, на запрос о сохранении ответьте Да.

Задание 4. Создайте таблицу Список.

· Дважды щелкните по меню Создание таблицы путем ввода данных.

· По аналогии с предыдущим заданием переименуйте поля таблицы по следующей схеме:

· Сохраните таблицу с именем Список. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

· Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Исправьте тип данных полей в соответствии с Рисунком.

· Обратите внимание, что в поле Учебная группа имеет место подстановка (значения этого поля не надо набирать вручную, они будет подставляться из списка, содержащегося в таблице Группы).

· Сохраните изменения.

· Закройте таблицу.

В результате этой работы, вы получили две несвязных таблицы.

Задание 5. Создайте схему данных.

· Щелкните по кнопке - Схема данных.

· В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

· Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

· Поставьте мышку на имя поля Учебная группа в таблице Группы и, не отпуская левую кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебная группа в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на Рис.4.

· Включите значок Обеспечение целостности данных. При этом необходимо включить значок Каскадное обновление связанных полей, что приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится номер в таблице Список. А так же включите значок Каскадное удаление связанных полей, что приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один– ко -многим». Смотри рисунок 5.

· Закройте схему данных и ответьте Да на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

· Откройте таблицу Группы, дважды щелкнув на имени таблицы.

· Заполните ее записями из таблицы:

· Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создание формы для ввода данных.

· Выберите объект Формы.

· Щелкните по кнопке Создать.

· Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать Автоформа: в столбец, а в качестве источника данных – Список. См. Рис.6.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма для ввода данных.

Где:

- переход к предыдущей записи;

- переход к следующей записи;

- переход к последующей записи;

- добавление новой записи.

· Заполните базу данными, представленными в следующей таблице, при этом, значения поля Код будут заполняться автоматически; значение поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего меню.

· Сохраните введенные данные. Имя формы – Список.

· Закройте форму Список.

· Перейдите в объект Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.