Лабораторная работа №7. Технология работы с базами данных, на примере MS Access. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц. Создание и использование запросов и отчетов

Цели работы:

· научиться создавать таблицу с помощью Мастера таблиц;

· научиться использовать фильтры в таблицах;

· познакомиться с основными видами запросов;

· научиться создавать запросы на выборку различными способами;

· научиться создавать отчеты.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную в предыдущей работе.

Задание 2. Используя Мастер таблиц создайте таблицу Личные данные с ключевым полем

· Откройте объект Таблицы (если находитесь в другом окне).

· Выберите вкладку Создание таблицы с помощью мастера.

· В появившемся окне выберите: в поле Образцы таблиц – Студенты; В поле Образцы полей – Код студента, Адрес, Номер телефона, щелкая после каждого выбора по кнопке . В результате должно получиться как на рисунке 1.

· Щелкните по кнопке Далее.

· В диалоговом окне задайте имя таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа и нажмите кнопку Готово.

· Получите пустую таблицу, в которой есть поля, но отсутствуют записи.

· Перейдите в режим Конструктор и исправьте структуру таблицы. Поменяйте у поля Код студента тип данных на Числовой.

· Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word; Excel; Access с типом данных Числовой.

· Введите данные и закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 3. И справьте схему данных.

· Щелкните по кнопке - Схема данных.

· Выберите меню Связи ® Добавить таблицу.

· В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке Добавить, а затем по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

· Поставьте мышку на имя поля Код в таблице Список и, не отпуская левую кнопку мышки, перетащите ее на поле Код студента в таблице Личные данные. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Изменение связей.

· Включите значок Обеспечение целостности данных. При этом необходимо включить значок Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один– к одному». Как на Рис. 2.

· Закройте схему данных и ответьте Да на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 4.. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов. В котором должны отображаться только Фамилия, Имя, Отчество и Номер телефона каждого учащегося.

· Выберите объект Запросы, если находитесь в другом окне.

· Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), так как таблицы связаны, то между ними появится связь (один – к - одному).

· Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется возможность выбора полей из разных таблиц.

· Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и Номер телефона – из таблицы Личные данные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля.

· Сохраните запрос с именем Номера телефонов.

· Щелкните по кнопке для просмотра запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.

Задание 5. Создайте запрос, в котором необходимо отразить Фамилии, Имена, Отчества и Номера телефонов учащихся, фамилии которых начинаются на букву В.

· Аналогично Заданию 2 выбрать поля для нового запроса.

· В нижней части окна Запрос на выборку поставьте в поле Фамилия условие отбора Like " В*", которое поможет вам выбрать только тех студентов, фамилии которых начинаются на букву В, как показано на рисунке 1. (Ответ: Воробьев Алексей Петрович, Воробьев Алексей Иванович, Воробьев Олег Григорьевич, Володина Анна Алексеевна)

· Сохраните запрос с именем Выборка по В.

Задание 6. Составьте запрос с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

· Щелкните мышкой по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

· Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

· Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access – из таблицы Личные данные

· В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access поставьте 4 Or 5. (Рис. 2).

· Сохраните запрос с именем Стипендия.

· Закройте запрос.

Задание 7. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и в качестве источника данных запрос Номера телефонов.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра.

· Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.