Використання комп’ютерних технолагій у БО

Автоматизовані форми обліку можуть бути різними і залежать, головним чином, від змін в обліковому процесі внаслідок застосування відповідної техніки.

При комп'ютеризації відбувається встановлення порядку накопичення, обробки, узагальнення, контролю інформації та формування звітних показників відповідно до алгоритмів обробки первинної інформації. Комп'ютерні форми обліку реалізуються за допомогою програмних алгоритмів, які формують як вигляд регістрів, так і послідовність облікових записів.

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити наступні вимоги:

Можливість здійснення широкого розподілу праці виконується завдяки тому, що сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на принципах розподіленої обробки даних. Програмно реалізований механізм дозволяє працювати з однією базою даних кільком користувачам. Виникла можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а кільком бухгалтерам.

Проблема аналітичного обліку. При застосуванні обчислювальної техніки є можливість вести аналітичний облік із будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів.

Проблема оперативності даних вирішується в процесі застосування комп'ютерів автоматично. При застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини. Таким чином, за умови, що при застосуванні комп'ютерів не копіюється жодна з паперових форм, а ведеться єдиний хронологічний регістр — Журнал операцій, забезпечується технічний ажур, а при належній організації первинного документування і документообігу — господарський.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи:

Початковий – збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні інформації користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр.

Другий – проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключний – отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.