Службові листи

Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації. Функціональне призначення службових листів як елемента ділової комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Службовий лист – самий поширений спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Лист повинен складатись з одного питання, так як це значно полегшує та прискорює обробку документа. Проте, у службових листах допускається також порушувати кілька питань. Та в цей час слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані. Головна мета службового листа — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясніс­тю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті лис­та уникати категоричних виразів. Тон листа повинен бути ней­тральний.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 (у такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта).

Службовий лист містить в собі такі реквізити:

· назва й адреса організації — відправника листа;

· номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

· номер і дата лис­та;

· назва й адреса одержувача листа;

· заголовок листа;

· текст;

· перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

· підпис;

· гриф погодження;

· візи (оформлюють у разі потреби на примірнику адресанта);

· відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

· прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

· позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);

· позначка про перенесення даних на машинний носій;

· позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (у країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Службові листи застосовують для розв'язання численних опе­ративних питань, що виникають в управлінській діяльності: за­пити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтверджен­ня, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунку, трафаретизовані частини тексту.

Групи:

1. Лист-запит (ініціативний)

2. Лист – відповідь.

службових листів. Так як вони повинні відтворювати будь-які види управлінської та виробничої діяльності.

Листи, що потребують відповіді: лист прохання, лист звернення, лист пропозиція, лист запит, лист вимога, лист претензія.

Листи, що не потребують відповіді: лист відповідь, лист попередження, лист нагадування, лист відмова, лист розпорядження, лист повідомлення, супровідний лист, гарантійний лист, інформаційний лист, циркулярний лист.

Супровідний лист (додаток №5) — документ, який інформує адресата про на­правлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «До­даємо» і т. ін.

Інформаційний лист — повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Рекламний лист — різновид повідомного листа, направляється певному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета такого листа — спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомлення (додаток№ 7) близький до листів-запрошень. Складаєть­ся як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» і т. ін. Далі — факти.

Лист-підтвердження (додаток№ 8) — містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається у силі (наприклад, до­говір, інструкція і т. ін.).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «під­тверджувати».

Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або закін­чення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».1

Гарантійний лист — документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.1

У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень і т. ін.). Виклад тексту повинен бути чіткий та виразний. Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма 3-ї особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприєм­ства.

Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адре­сата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів не обме­жена.

Лист-відповідь — за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації і створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло але достатньою мірою повно. У службових листах можна порушувати декілька питань, але в тому випадку коли вони взаємопов’язані.

Текст листа складається з двох логічно пов’язаних частин: вступною та основною. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати його в чомусь.

Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту. Для більшості

службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями: «Шановний Андрію Олексійовичу!», «Пане Омелянчук!», «Шановні панове!».

Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «Відповідно до…», «Як відомо…», «Ймовірно…», «Прошу…», «Просимо…».

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи…», «Незважаючи на…», «Розглянувши зауваження…» тощо.

Якщо лист-відповідь має посилання на індекс і дату вхідного документа, то в тексті документа його повторювати не слід.

До ознак і призначень розпорядчих документів належать: розпорядження і постанови.