Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи:

· розпорядження загального характеру - тривалої дії;

· розпорядження окремого характеру -стосуються окремого вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Склад реквізитів розпорядження:

· Державний герб України;

· назва виду документа;

· дата (проставляють дату підписання);

· індекс;

· місце складання чи видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· гриф погодження (оформлюють у разі потреби);

· відбиток печатки;

· позначка про виконавця.

Позначка про виконавця (реквізит 28) та, за необхідності, гриф погодження (реквізит 24) - це спеціальні реквізити, які проставляються у розпорядженні, хоча відсутні в інших розпорядчих документах.

У розпорядчій частині вказується особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Розпорядження оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

Постанова - правовий акт, що приймається найвищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) з метою вирішення важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами.

У постановах розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Розрізняють такі види постанов:

· постанови, що адресуються для виконання іншим органом;

· постанови організаційного характеру.

Перші призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями. Другі дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані зі створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану).

Комісії, що наділені владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання.

Комісії, що не наділені владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови, як правило, має вступну частину, в якій при необхідності роз'яснюються цілі і мотиви його видання, і розпорядчу частину.

В дипломній роботі я розглянув такі питання як: організаційно-розпорядчі документи, реквізити ОРД, довідково-інформаційні документи та документи, які до них відносяться. Завдяки службовим листам, факсам, телеграмам та телефонограмам ми навчилися передавати будь-яку інформацію.

Організаційно-розпорядчі документи(ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення і регулювання процесів в управлінні. Документи, які належать до ОРД можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, довідки тощо);

· з кадрових питань(заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Довідково-інформаційні документи міс­тять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є під­ставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої доку­ментації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в цих документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів належать: акти; відгуки; довідки; доповідні; записки (доповідна, пояснювальна); звіти тощо.

Секретар повинен намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею на певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном.

Службовий лист – найпоширеніший спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Виклад тексту службового листа має бути стислим і лаконічним,

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.

Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми.

Факс – службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

Факси подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу завжди оформляються без скорочень.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Такий зв’язок використовується коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові заходи тощо. Телефонний зв’язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Список використаної літератури:

1. М. Зубков, “Сучасне українське ділове мовлення”, (Харків, “Торсінг”, 2001)

2. А.П. Коваль, “Культура ділового мовлення”

3. Паламар, Кацавець “Мова ділових паперів” (Київ, “Либідь”, 2000)

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навчальний посібник. – Київ, 1998р.

5. Головач К.С. Зразки оформлення документів для підприємств та громадян. – Донецьк, 1998р.

6. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – Київ, 1997р.