Пунктуация

D современном деловом письме знаков препинания меньше, чем было двадцать лет назад. Тогда запятые и точки ставились в адресах, приветствиях и в заключи­тельных фразах. Сейчас знаками препинания пользуются только в тексте самого письма. Для обособления существительных в предложении используются запятые. " Мы проверим все пожарные выходы, огнетушители и оборудование для обеспечения безопасности".

В современном письме точка с запятой ставится не слишком часто. Лучше начать новое предложение.

Двоеточие ставится перед началом перечисления:

" В цену включена:

- вся бумага;

- вся краска и эмульсия;

- мастика;

- работа".

Апостроф указывает на принадлежность или используется при опущении од­ной буквы.

John's car (машина Джона)

The men's room (мужской туалет)

" We don't want that! " (Нам этого не нужно) вместо " We do not want that"

(Мы этого не хотим).

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

D вашей фирме наверняка есть " домашний стиль", образцы которого вы можете найти в своих файлах. Этот стиль достаточно гибок и позволит вам попробовать различные варианты внешнего оформления для разных видов писем.

ПРОВЕРКА

Проверка достоверности информации, содержащейся в письмах, перед подачей их на подпись — важная задача администратора. Менеджеров также следует по­ощрять к проверке — но не превращать ее в возможность внесения изменений!

Проверьте:

• оформление: хорошо ли оно, везде ли одинаковы интервалы?

• пунктуацию и орфографию: нет ли ошибок?

• имена/звания/адреса: все ли верно?

Не полагайтесь исключительно на компьютерную систему проверки. Она про­верит орфографию, но не сможет определить, правильно ли слово употреблено и поставлено в предложении. Прочтите письмо вслух или попросите кого-нибудь прочесть его вам, в то время как вы проверяете свой собственный экземпляр. Бывает трудно заметить ошибки в письмах, составленных собственноручно. Убе­дитесь, достаточно ли у вас экземпляров писем.

КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ ОТЧЕТ

Так же, как и при написании письма, первое, о чем вы должны подумать, приступая к работе над отчетом, это:

• кто будет его читать?

• что он/она уже знает об этой теме?

• каковы цели отчета (я хочу продать, убедить и т. д.) Можно поразмышлять над тем, почему вас попросили составить отчет:

• являетесь ли вы специалистом в этой области?

• вы лучше всех в организации пишете отчеты?

• вас попросили потому, что вы оказались " под рукой"?

КАК СПЛАНИРОВАТЬ РАБОТУ НАД ОТЧЕТОМ

• подумайте о сроке предоставления отчета

• сколько времени займет сбор информации?

• сколько времени займет структурирование и написание отчета?

• сколько времени уйдет на проверку, редактирование, и, возможно, пере­печатывание отчета?

Как только вы ответили на эти вопросы, можно начать подготовку. Кто будет читать ваш отчет — " техник" или " гуманитарий"? Это важно для определения стиля окончательного варианта отчета.

Так же, как при написании письма, можно составить схему. Воспользуйтесь листом бумаги и попытайтесь составить радиальный план. Теперь, когда все мыс­ли на бумаге, можно приступать к следующему этапу.