Выдвижная система хранения информации

Это папка в виде " гармошки" или выдвижной ящик с поперечными отделени­ями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означен­ный день. К примеру, 10-го числа вы написали клиенту письмо и хотите полу­чить ответ 25-го. Вложите копию письма или записку в отсек за номером 25. Каждый день вы берете документы из отсека, соответствующего определенному дню (например, все, что относится к 25 числу, вы берете из 25-го ящика). Уберите все, что относится к текущему месяцу, а другие документы отложите на следующий.

Преимущества использования выдвижной системы хранения информации:

• ваш рабочий стол никогда не будет завален бумагами;

• все " висящие" документы отчасти в работе;

• ничего не появится в последний момент;

• все " взлеты" и " падения" будут сглажены.

ВРЕМЯ " НА РАЗМЫШЛЕНИЕ"

Время " на размышление" похоже на дверь, которая, будучи закрытой, означает " не беспокоить", а открытой — " заходите, поговорим". Существует две пробле­мы, которые не позволяют работать, не прерываясь.

• у вас нет своего кабинета — офис с открытой планировкой;

• вам необходимо быть доступным для людей.

ОФИСЫ ОТКРЫТОЙ ПЛАНИРОВКИ

Сели вы работаете в офисе с открытой планировкой, спросите своих коллег, хотели ли бы они иметь возможность работать два часа в неделю, ни на что не отвлекаясь. Ответ практически несомненно будет " да". Превратите это во взаим­ное соглашение. Вы будете отвечать на звонки за другого сотрудника в опреде­ленный промежуток времени. Ваши коллеги делают то же самое для вас. Точно так же можно договориться с другими членами коллектива или с другими людьми.

Чтобы эта схема работала, не позволяйте, чтобы другого человека отвлекали от дел, и договаривайтесь на одно и то же время каждую неделю. Если вы еженедель­но " закрываете" раздел в своем ежедневнике, то вам опять же необходимо специ­ально обозначенное время, в течение которого вас нельзя отвлекать от работы.

Вам необходимо признать тот факт, что вы не являетесь незаменимым чело­веком. В самом деле, если никто, кроме вас, не может выполнить вашу работу в ваше отсутствие, вам вряд ли удастся продвинуться по службе. Люди будут

меньше вам мешать, если вы вовремя им скажете, когда вас " нет". Фраза может быть, например, такая: " Я всегда очень занят в среду утром, но днем вы вполне можете зайти".

Нельзя сказать точно, кто появится в среду, но вы уверены, что кто-нибудь обязательно зайдет, и поэтому будете соответственным образом планировать свою работу.