![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Если вас отвлекают
• Предупредите людей, когда вас " нет", и всегда придерживайтесь этого расписания. • Когда вас кто-то отвлекает от работы, скажите этому человеку, что в данный момент вы не можете уделить ему время. Укажите причину (например, вам необходимо закончить отчет до 12.00) и предложите встретиться в другое время. Ваш ответ будет воспринят позитивно, если дать человеку почувствовать, что вы отнеслись к нему с должным вниманием, и предложить назначить встречу на другое время. • Встаньте, когда к вам кто-то заглядывает. Это исключает возможность " просто поболтать". • При появлении человека, постоянно отвлекающего вас от работы, попросите коллег позвонить вам. Увидев, что вы заняты, " отвлекающий элемент" уйдет. • Соберите со стола бумаги и пойдите в " ксероксную" или к факсу. Этот прием может быть хорошим намеком. • С самого начала скажите мешающему вам сотруднику, что вы располагаете для разговора с ним только определенным количеством времени. Скажите: " У меня 10 минут времени, Майк. В половину четвертого надо позвонить Роберте". • Не отвлекайте других людей сами. Заранее выясните, когда они свободны, и удостоверьтесь, что их вполне устроит время вашего визита. " БУМАЖНАЯ РАБОТА" • Разбирайтесь с ней каждый день в одно и то же время, желательно в начале дня. • Не просматривайте документы бегло. Внимательно изучайте каждый документ. • Если вы можете дать бумаге " ход", — сделайте это, после чего положите ее в папку-файл или выбросьте. • Давайте " ход" любому документу, зависящему от вас. Затем вложите его в свою выдвижную систему хранения информации до времени дальнейших действий. • Короткие документы читайте сразу (размер таких документов — не более двух листов А4). • Запланируйте время, когда вы сможете прочитать более длинные документы. • Передавайте внутренние документы тому, кого они касаются, в течение 24 часов. • Не подшивайте бумаги только ради самого процесса. Выбрасывайте все, что действительно не нужно. ЛОТКИ " ВХОДЯЩИЙ", " ИСХОДЯЩИЙ" На столе должно быть только два лотка. Один — " входящий" — необходимо опустошать дважды в день. Другой — лоток для последующей подшивки документов — должен опустошаться не реже раза в день. Все бумаги, над которыми вы собираетесь работать или уже работаете, должны отправляться в выдвижную систему хранения информации. Это исключает " завал" на столе. Старайтесь, чтобы люди складывали документы в лоток для входящей корреспонденции. Если он переполнен, люди будут использовать его неохотно, потому что не будут уверены, что вы быстро ознакомитесь с их документом. Поэтому мы часто наблюдаем, как документы и корреспонденция ложатся на середину стола. Однако, если люди видят, что вы опустошаете лоток дважды в день, они будут знать, что вы действительно оперативно просматриваете поступающие к вам документы. Резюме • определите, сколько времени у вас занимает выполнение " реактивных" и " проактивных" заданий; • определите цели своей работы и ее приоритеты; • заранее планируйте задания и записывайте их в ежедневнике; • не соглашайтесь на нереальный срок сдачи работы. Скажите " нет" и предложите альтернативный срок; • составьте перекидной список " Что нужно сделать"; • используйте в работе блокнот " Для всего"; • пользуйтесь выдвижной системой хранения информации; • предложите коллегам идею о времени " на размышление"; • определяйте время для телефонных звонков; • пользуйтесь листками передвижения; • с каждым документом разбирайтесь один раз; • держите на столе только два лотка — один для входящей, другой — для исходящей корреспонденции. Как вести себя в стрессовых ситуациях. Вам часто приходится слышать о стрессе управляющих и руководителей, но как часто обсуждают люди стресс администратора или секретаря? От нас требуется больше умения справляться со стрессовыми ситуациями на работе; даже об успехах судят по тому, как мы ведем себя во время стресса. Это глава посвящена тому, как избегать стресса и сохранять работоспособность в стрессовых ситуациях. Основное внимание главы сконцентрировано на трех вопросах: • Что представляет собой стресс? • Как распознать стресс и как он сказывается на нас? • Как справиться со стрессом?
|