При выездной проверке. Истребованные документы вы должны представить налоговому инспектору в виде заверенных копий

Истребованные документы вы должны представить налоговому инспектору в виде заверенных копий. Такая форма представления документов закреплена в абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ.

Там же определено, что копии документов организации должны быть заверены подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица и печатью этой организации. При этом уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Порядок оформления заверительной надписи на копии документа установлен п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. В нем указано, что такая надпись делается после графы для подписи. При этом выглядеть надпись должна так:

Верно

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, Фамилия

Дата

В то же время данный порядок является рекомендованным, но необязательным (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Поэтому надпись может выглядеть иначе и располагаться в любом свободном поле документа.

Например, надпись на копии документа, представляемой в налоговый орган, может выглядеть так:

Копия верна.

25 июня 2010 г.

Каменских

Генеральный директор ООО " Альфа" ----------- Каменских Н.П.

М.П.

Индивидуальные предприниматели заверяют копии своей личной подписью (обязательного проставления оттиска печати НК РФ не требует).

Доверенность, которая выдана предпринимателем уполномоченному лицу, должна быть нотариально удостоверена. Это следует из абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ. С этим соглашается и Минфин России в Письме от 07.08.2009 N 03-02-08/66.

Вместе с тем ФНС России считает, что в отношении индивидуальных предпринимателей, так же как и юридических лиц, законом не предусмотрена нотариальная форма доверенности. В связи с чем на доверенности, которую выдает индивидуальный предприниматель, достаточно его подписи (Письмо ФНС России от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@).

Отметим, что проверяющие не вправе требовать от вас нотариально удостоверенных копий документов, если это не предусмотрено законодательством РФ. Это сказано в абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ (см. дополнительно Письмо Минфина России от 07.12.2009 N 03-04-05-01/886).

Поэтому, когда у вас без достаточных оснований требуют нотариально удостоверенные копии документов, смело представляйте копии, заверенные в обычном порядке.

В заключение заметим, что не стоит в целях экономии представлять заверенные копии документов на черновиках. По мнению Минфина России, оборотная сторона отводится для отметки об исполнителе документа (инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя) (Письмо от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35).

Примечание

Подробнее о возможности компенсации расходов на изготовление копий документов вы может узнать в разд. 13.11 " Компенсация расходов на копирование и доставку истребованных документов".