На компьютере

Для оформления документов должно использоваться программное обеспечение, соответствующее следующим требованиям:

наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства;

поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;

поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов (ч. 3 п. 78 Инструкции по делопроизводству)

Текст оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифтами, устанавливаемыми нормативными правовыми актами Республики Беларусь. При этом выравнивание текста производится по ширине листа (ч. 1 п. 78 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Отдельные требования по оформлению документов установлены для республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь (далее - государственные организации) (ч. 2 п. 78, ч. 2 п. 79 Инструкции по делопроизводству). Так, оформление документов такими органами и организациями осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт; при подготовке таблиц размер шрифта текста таблиц допускается уменьшать до 13 пт.

В документах не допускаются какие-либо текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (п. 90 Инструкции по делопроизводству). При этом прописными буквами печатаются:

реквизит " Название вида документа";

слова " УТВЕРЖДАЮ", " УТВЕРЖДЕНО", " СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, " ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, " ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, " РЕШИЛ" - в решениях, " ОБЯЗЫВАЮ", " ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, " СЛУШАЛИ", " ВЫСТУПИЛИ", " ПОСТАНОВИЛИ", " РЕШИЛИ" - в протоколах;

фамилии работников в текстах приказов по личному составу;

названия глав в организационных документах.

Точки в конце реквизитов не ставятся (кроме реквизита " Текст"), в середине их строк знаки препинания сохраняются (п. 89 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении документов на нескольких листах законодательством установлены следующие требования (п. 91 Инструкции по делопроизводству):

- листы должны быть пронумерованы. Нумерация листов проставляется со второго листа (первый лист не нумеруется) в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края. Для оформления номера листа используется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт (14 пт - для государственных организаций). Нумерация производится арабскими цифрами;

- новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца;

- документы печатаются только на одной стороне листа. При этом допускается печатать на двух сторонах листа документы со сроком хранения до трех лет включительно.