Дата документа

Дата документа - это реквизит документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования (п. 3.2.18 СТБ 2059-2013).

Дата документа зависит от вида последнего. Так, датой документа является (ч. 2 и 3 п. 46 Инструкции по делопроизводству):

дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.).

Пример. Проект приказа был подготовлен 02.06.2014, а подписан 04.06.2014. Следовательно, его датой будет 04.06.2014;

дата его подписания последней организацией - для совместного документа.

Пример. Совместный приказ был подписан руководителем одной организации 02.06.2014, а руководителем другой организации - 04.06.2014. Следовательно, датой акта будет являться 04.06.2014;

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Пример. Общее собрание участников организации было проведено 02.06.2014, а проект протокола по итогам общего собрания был подготовлен и подписан 05.06.2014. Следовательно, его датой будет 02.06.2014, несмотря на то что протокол был подготовлен и подписан 05.06.2014;

дата его принятия - для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение).

Пример. Решение коллегиального органа было принято на его заседании 02.06.2014, а подписано 03.06.2014. Следовательно, датой решения будет 02.06.2014;

дата утверждения - для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.).

Пример. Проект положения об отделе продаж был подготовлен и подписан составителем и визирующими лицами 02.06.2014, а утвержден руководителем организации 03.06.2014. Следовательно, датой положения об отделе продаж будет 03.06.2014.

Даты оформляются цифровым способом арабскими цифрами. Элементы даты указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляется двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя цифрами (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Дата 2 июня 2014 г. должна быть оформлена следующим образом: 02.06.2014.

Оформление дат цифровым способом используется (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству):

для даты подписания, утверждения (т.е. в реквизите " Гриф утверждения"), согласования (т.е. в реквизите " Гриф согласования").

Пример. Дата утверждения документа оформляется цифровым способом.

в реквизитах " Текст", " Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", " Резолюция", " Визы", " Гриф приложения", " Отметка о наличии приложения", " Отметка о поступлении", " Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", " Отметка о заверении копии".

Пример. Дата в реквизите " Виза" на приказе оформляется цифровым способом.

Образец

См. образец приказа о делегировании полномочий на решение кадровых вопросов руководителю филиала.

При подготовке проекта документа, дата которого является датой его подписания или утверждения, в реквизите " Дата документа" допускается печатать только обозначения месяца и года. При этом день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ (ч. 4 п. 46 Инструкции по делопроизводству).

Данное требование распространяется на оформление реквизита " Гриф утверждения" (ч. 8 п. 52 Инструкции по делопроизводству) и на следующие документы:

приказ, распоряжение, указание (ч. 1 п. 101 Инструкции по делопроизводству);

акт (п. 113 Инструкции по делопроизводству);

докладную записку (п. 123 Инструкции по делопроизводству);

справку (п. 131 Инструкции по делопроизводству);

письмо (п. 137 Инструкции по делопроизводству).

В постановлениях, решениях, протоколах (ч. 2 п. 101, п. 107 Инструкции по делопроизводству) дата может быть напечатана целиком.

Пример. В проекте графика отпусков в реквизите " Гриф утверждения" в части даты утверждения составителем документа проставлены только месяц и год, для дня месяца оставлено свободное место (__.08.2014).

Дата может быть оформлена с использованием словесно-цифрового способа. Данный способ может быть применен для документов, содержащих сведения финансового характера (ч. 7 п. 46 Инструкции по делопроизводству). Элементы даты в таком случае оформляются по следующим правилам: день месяца обозначается арабской цифрой (при этом 0 перед днями месяца от 1 до 9 не ставится), название месяца пишется прописью, год обозначается четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква " г" с точкой (ч. 4 п. 5.8 СТБ 6.38-2004).

Пример. Словесно-цифровой способ оформления даты 02.06.2014 выглядит следующим образом: 2 июня 2014 г.