Регистрационный индекс

Регистрации подлежат документы, создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц и требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (ч. 3 п. 38 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Суть регистрации документа заключается (ч. 4 п. 38 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004):

в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы;

присвоении документу соответствующего регистрационного индекса;

проставлении регистрационного индекса непосредственно на документе.

Обратите внимание!

Реквизит " Регистрационный индекс" является одним из обязательных реквизитов, необходимых для придания юридической силы документу (абз. 4 ч. 1 п. 18 Инструкции по делопроизводству).

Следует различать понятия " регистрационный индекс" и " регистрационный номер".

Регистрационный номер документа - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении (п. 3.2.29 СТБ 2059-2013).

Регистрационный индекс документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми признаками (п. 3.2.30 СТБ 2059-2013).

Таким образом, регистрационный индекс включает регистрационный номер и может быть дополнен другими условными обозначениями (ч. 2 п. 47 Инструкции по делопроизводству). Дополнительными обозначениями могут быть: индекс по номенклатуре дел, индекс применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другие.

Пример. Регистрационный номер отправляемого письма 4-12/645, где 4 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 645 - порядковый регистрационный номер письма (ч. 2 п. 38 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Пример. Приказ по личному составу N 10-л состоит из порядкового регистрационного номера 10 и дополнительного буквенного обозначения, выделяющего приказ из ряда других приказов по личному составу и разделяющего их в зависимости от сроков хранения, - л.

Образец

См. образец приказа о привлечении руководителя организации к дисциплинарной ответственности.

Регистрационный номер и регистрационный индекс могут совпадать.

пример. Приказы по основной деятельности, как правило, включают только регистрационный номер, т.к. он не дополняется никакими обозначениями.

Образец

См. образец приказа о распределении обязанностей между заместителями руководителя.

Обратите внимание!

Регистрационный индекс распорядительных документов, протоколов оформляется в пределах каждого вида документов в течение одного календарного года (ч. 6 п. 38 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Формирование и проставление регистрационного индекса на входящих, исходящих и внутренних документах производится в общем порядке (подп. 140.7 п. 140, подп. 141.3, 141.5 п. 141, подп. 142.3, 142.4, 142.5 п. 142 Инструкции по делопроизводству).