Гриф утверждения

Утверждение - это один из способов удостоверения документа после его подписания (ч. 2 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

В организации должен быть закреплен перечень документов организации, подлежащих утверждению. Данный перечень закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах (ч. 15 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Перечень документов, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Примерный перечень таких документов закреплен в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству.

Пример. В соответствии с п. 116 Инструкции по делопроизводству утверждению подлежат акты, предписывающие выполнение определенных действий.

Обратите внимание!

Документы, подлежащие утверждению, не могут быть оформлены на бланках с продольным расположением реквизитов (ч. 14 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Документ может утверждаться двумя способами (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

изданием распорядительного документа (например, приказа, распоряжения, постановления, решения).

должностным лицом.

Образец

См. образец рабочей инструкции водителя служебного легкового автомобиля.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Датой утверждаемого документа является дата утверждения, а не дата его подписания (ч. 2 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Гриф утверждения располагается над текстом в правом верхнем углу от пятого положения табулятора (ч. 1 п. 42 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004).

Гриф утверждения состоит из слова " УТВЕРЖДАЮ" (при утверждении документа должностным лицом) или " УТВЕРЖДЕНО" (при утверждении документа изданием распорядительного документа) и другой информации в зависимости от способа утверждения (ч. 4, 10 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Слова " УТВЕРЖДАЮ" и " УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (ч. 13 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении документа должностным лицом реквизит утверждения помимо слова " УТВЕРЖДАЮ" также включает (ч. 4 и 6 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

- информацию о должностном лице, утвердившем документ. В эту информацию входит наименование должности должностного лица и данные об организации;

- подпись должностного лица, утвердившего документ;

- расшифровку подписи должностного лица, утвердившего документ.

- дату утверждения документа.

Обратите внимание!

В реквизите " Гриф утверждения" дата оформляется цифровым способом (ч. 5 п. 46 Инструкции по делопроизводству). День месяца утверждения проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать на компьютере (ч. 7 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

В данных об организации в информации о должностном лице, утвердившем документ, указывается:

видовое наименование организации - при утверждении документа должностным лицом организации (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству).