Отметка о наличии приложения

К основному документу могут прилагаться иные документы (например, к приказу об утверждении штатного расписания прилагается само штатное расписание.). Однако основной документ сам может быть приложением, если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом (например, при направлении приказа в другую организацию).

Связь между основным документом и приложением к нему оформляется с использованием реквизитов " Отметка о наличии приложения" (п. 56 Инструкции по делопроизводству) и " Гриф приложения" (п. 58 Инструкции по делопроизводству). Реквизит " Отметка о наличии приложения" оформляется на основном документе, реквизит " Гриф приложения" - на приложениях.

Отметка о наличии приложения включает в себя слово " Приложение" и сведения о прилагаемом документе (документах), количестве его листов и экземпляров. Слово " Приложение" печатается строчными буквами (кроме заглавной), после него ставится двоеточие (ч. 2 п. 56 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Количество листов не указывается, если приложения сброшюрованы (ч. 11 п. 56 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит " Отметка о наличии приложения" располагается ниже текста документа перед реквизитом " Подпись" (ч. 2 п. 56 Инструкции по делопроизводству). Слово " Приложение" печатается от нулевого положения табулятора от границы левого поля

Обратите внимание!

Реквизит " Отметка о наличии приложения" в распорядительных документах не оформляется. Указание о наличии приложения дается в тексте документа (ч. 12 п. 56 Инструкции по делопроизводству).

Пример. В тексте приказа об утверждении Положения об отделе продаж может быть указано: " утвердить прилагаемое Положение об отделе продаж" или " утвердить Положение об отделе продаж (прилагается)".

Образец

См. образец протокола заседания аттестационной комиссии по аттестации рабочих мест по условиям труда (с перечнем рабочих мест, подлежащих аттестации).

Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

- если документ имеет приложение, названное в тексте, то указывается только количество листов и экземпляров (ч. 3 п. 56 Инструкции по делопроизводству).

Пример. В тексте документа указано, что адресату направляется копия приказа о приеме на работу по совместительству N 123 от 02.06.2014. Следовательно, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

" Приложение: на 2 л. в 1 экз.";

- если документ имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения (ч. 5 п. 56 Инструкции по делопроизводству).

Следует отметить, что законодательством не установлено, с какой буквы (прописной или строчной) должно начинаться наименование приложения. При этом в приведенных примерах оформления отметки о приложении к документу в п. 56 Инструкции по делопроизводству, п. 5.17 СТБ 6.38-2004, п. 46 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004 используется строчная буква.