Пример. Инспектор отдела кадров Подпись А.И.Ламник

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.И.Ламник

02.06.2014

- печать организации, если копии документов (в том числе копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц) пересылаются в другие организации или выдаются на руки (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Копии (выписки) необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, оформляются в порядке, описанном выше (ч. 7 п. 64 Инструкции по делопроизводству). В данном случае под обратившимися лицами понимаются граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, и юридические лица.

Организация может заверять копии документов (ч. 13 п. 64 Инструкции по делопроизводству):

1) созданных в самой организации;

Обратите внимание!

В соответствии с ч. 14 п. 64 Инструкции по делопроизводству копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном ч. 2 п. 64 Инструкции по делопроизводству.

2) полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей.

Пример. Юридическое лицо может заверить копию свидетельства о государственной регистрации организации, лицензии на осуществление охранной деятельности организации, выданной ей в установленном порядке;

3) предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 N 1256 " О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц" (далее - Постановление N 1256).

К юридическому лицу с просьбой о выдаче копии или выписки из документа могут обращаться граждане, в том числе индивидуальные предприниматели, и юридические лица или их представители.

Юридические лица независимо от формы собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, юридическим лицам и их представителям следующие копии (выписки):

копии (выписки) исходящих от юридических лиц документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц (ч. 1 подп. 1.1 п. 1 Постановления N 1256);

копии имеющихся у юридических лиц документов, необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов не представляется возможным (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и тому подобным) (ч. 1 подп. 1.2 п. 1 Постановления N 1256).

Юридические лица также обязаны другим юридическим лицам (их представителям) выдавать копии (выписки) имеющихся у них документов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (ч. 1 подп. 1.3 Постановления N 1256).

Пример. ООО " Ромашка" обратилось в ООО " Мираж" с просьбой о предоставлении копии приказа о приеме на работу по совместительству в связи с тем, что данный работник просил внести данную запись в трудовую книжку.

В ряде случаев обращающимся лицам необходимо предоставить некоторые копии документов юридическому лицу. В таких случаях, если не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов, юридическое лицо самостоятельно свидетельствует верность копий документов (ч. 1 подп. 1.5 п. 1 Постановления N 1256).

Пример. При приеме на работу сотрудника наниматель свидетельствует верность копии документа об образовании, подтверждающего наличие права на выполнение работы, на которую принимается работник.

Запрещается свидетельствование верности копий (ч. 1 подп. 1.5 п. 1 Постановления N 1256):

паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;

военного билета;

служебного удостоверения депутата, иных служебных удостоверений;

свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца или дополнительной защиты в Республике Беларусь;

свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;

других документов, свидетельствование копий которых запрещено законодательством;

4) предусмотренных иными актами законодательства.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, а только проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс, отметка о заверении копии. При этом в отметке о заверении копии допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (ч. 9 п. 64 Инструкции по делопроизводству).