Протокол

В соответствии с п. 103 Инструкции по делопроизводству протоколом является документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

По полноте освещения хода заседания протоколы делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы (п. 104 Инструкции по делопроизводству).

Составляется протокол секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании (п. 105 Инструкции по делопроизводству):

- рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания;

- документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Согласно п. 106 Инструкции по делопроизводству заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Пример. Протокол заседания комиссии по охране труда ООО " Умнички".

Дата протокола - это дата проведения заседания (п. 107 Инструкции по делопроизводству).

Текст протокола делится на части (ч. 1 п. 108 Инструкции по делопроизводству):

- вводную. В ней указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. При этом фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке (ч. 2 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список таких лиц составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки (ч. 3 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Председатель - А.М.Голубкина.

Секретарь - А.П.Коршунов.

Присутствовали - 20 человек (список прилагается).

В соответствии с ч. 5 п. 108 Инструкции по делопроизводству, если количество приглашенных более 10 человек, составляется отдельный список таких лиц и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Дополнительно в протоколах может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения (ч. 6 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 7 п. 108 Инструкции по делопроизводству в протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой:

перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению;

указываются формы изложения рассматриваемых вопросов (доклад, отчет, сообщение, информация);

указываются наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.