Документы, формы которых утверждены законодательством

Формы документов могут утверждаться законодательством. При этом указанные формы можно условно разделить на:

1) типовые, обязательные к применению на практике. Указанные формы:

- разработаны и утверждены (установлены) уполномоченным государственным органом;

- обязательны для применения.

Указание на обязательность применения таких форм, как правило, содержится в тексте самого нормативного правового акта.

Пример 1. В ч. 22 п. 51 Инструкции по делопроизводству предусмотрено, что при направлении документа более чем в четыре адреса составляется документ установленной формы - список на рассылку (приложение 2 к Инструкции по делопроизводству). Исходя из положений ч. 22 п. 51 Инструкции по делопроизводству, можно сделать вывод об обязательности указанного действия. Следовательно, при направлении документа более чем в четыре адреса обязательным является составление списка рассылки.

Пример 2. В соответствии с абз. 20 ч. 1 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 N 356-З " Об охране труда" типовая инструкция по охране труда - это нормативный правовой акт, определяющий требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), на основе которого работодатели разрабатывают с учетом местных условий и специфики своей деятельности инструкции по охране труда.

Пример 3. Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 N 140 " Об установлении типовых форм справок и разрешения" (далее - Постановление N 140) установлены следующие типовые формы справок:

- справка о месте работы, службы и занимаемой должности согласно приложению 1 к Постановлению N 140;

- справка о периоде работы, службы согласно приложению 2 к Постановлению N 140;

- справка о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия согласно приложению 3 к Постановлению N 140 и др.

Пример 4. Обязательными для применения являются следующие формы документов:

форма номенклатуры дел структурного подразделения организации (приложение 11 к Инструкции по делопроизводству);

форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 17 к Инструкции по делопроизводству), и др.;

2) примерные, рекомендательные. Обычно к ним относят формы документов, предлагаемых законодателем в качестве примерных, рекомендуемых для применения в деятельности организаций. Указанные формы устанавливают примерную структуру текста таких документов, минимальный необходимый состав реквизитов. Форму примерного, рекомендуемого документа наниматель может взять за основу при составлении конкретного документа. При этом документы, разрабатываемые на основе таких форм, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Соответственно наниматели могут использовать примерные, рекомендуемые формы, а могут самостоятельно составлять и оформлять данные документы в соответствии с общими требованиями, установленными законодательством.

Пример 1. Так, в законодательстве утверждены следующие примерные формы документов:

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 N 155;

Примерная форма контракта нанимателя с работником утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 N 1180 и др.

Пример 2. К рекомендуемым формам документов относятся следующие унифицированные формы, включенные в УСОРД:

заявление о приеме на работу;

приказ о приеме на работу (назначении на должность) и др.