Распорядительные документы по личному составу

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов по личному составу:

- приказ;

- распоряжение;

- постановление;

- решение.

В соответствии с ч. 1 п. 93 Инструкции по делопроизводству приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных стоящих перед организацией задач.

Образец

См. образец приказа о приеме на работу на время отсутствия основного работника.

Пример. На время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, был принят на работу специалист по кадрам. Для этого руководителем организации был издан соответствующий приказ по личному составу.

Приказы также издаются в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций подчиненным лицам и подведомственным организациям, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения таких мероприятий (ч. 2 п. 93 Инструкции по делопроизводству).

Распоряжением является правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (ч. 1 п. 94 Инструкции по делопроизводству). При этом согласно ч. 2 п. 94 Инструкции по делопроизводству распоряжения не издаются для документального оформления управленческого решения по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В таких случаях издаются постановления, решения, приказы.

Пример. Для организации работ по устранению порыва трубопровода руководителем организации было издано соответствующее распоряжение по привлечению к сверхурочной работе работников организации.

Образец

См. образец распоряжения нанимателя об удержании излишне выплаченной суммы аванса работнику.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: " ПРИКАЗЫВАЮ", " ПРЕДЛАГАЮ" и др. (ч. 1 п. 76 Инструкции по делопроизводству).

Все приказы (распоряжения) подразделяются на три вида (ч. 1 п. 98 Инструкции по делопроизводству):

1) по основной деятельности.

Образец

См. образец приказа об установлении ставки первого разряда в организации;

2) по личному составу.

Образец

См. образец приказа о предоставлении социального отпуска по беременности и родам;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

В соответствии с ч. 4 п. 172 Инструкции по делопроизводству к приказам (распоряжениям) по личному составу относят следующие приказы (распоряжения):

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников - подлежат хранению 75 лет;

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - подлежат хранению 3 года.

Обратите внимание!

В соответствии с ч. 2 п. 98 Инструкции по делопроизводству запрещено объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу. Данные документы в зависимости от их вида имеют разные сроки хранения, а также отдельно регистрируются (ч. 2 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Пример. В соответствии с п. 21 Перечня N 140 предусмотрены следующие сроки хранения приказов, распоряжений в зависимости от их вида:

- по основной деятельности:

постоянно - для государственных органов, для иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также для негосударственных организаций, у индивидуальных предпринимателей;

10 лет - для государственных организаций, не передающих документы на хранение в государственный архив;

- по личному составу (о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности) и др.) - 75 лет;

- по личному составу (о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий и др.) - по общему правилу 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Согласно п. 96 Инструкции по делопроизводству постановлением является правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции (п. 97 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец решения собственника о временном переводе для замещения отсутствующего руководителя.

Текст любого распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (ч. 1 п. 99 Инструкции по делопроизводству). В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания такого документа (ч. 2 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Констатирующая часть приказа:

" В связи с направлением на курсы повышения квалификации инспектора по кадрам юридического отдела Смирновой Т.П. с 13.03.2014 по 20.03.2014 в соответствии со статьей 33 Трудового кодекса Республики Беларусь".

Вместе с тем, если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать (ч. 4 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Распорядительная часть приказа, не нуждающаяся в обосновании:

" ПРИНЯТЬ:

Крота Андрея Андреевича на должность инспектора по кадрам юридического отдела с 01.09.2014 с окладом согласно штатному расписанию".

Обратите внимание!

Если распорядительный документ издается на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь, распорядительного документа вышестоящей организации, его констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка (ч. 3 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Констатирующая часть приказа со ссылкой на нормативный правовой акт Республики Беларусь:

" В связи с отказом от прохождения предсменного медицинского осмотра на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения в соответствии с п. 14 Инструкции о порядке проведения предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 02.12.2013 N 116/119".

Согласно ч. 6 п. 99 Инструкции по делопроизводству распорядительная часть приказа начинается словом " ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжения - " ОБЯЗЫВАЮ" или " ПРЕДЛАГАЮ". При этом распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов (ч. 7 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Слово " ПРЕДЛАГАЮ" используется, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью (ч. 7 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительное слово в распоряжении может отсутствовать. В таком случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже (ч. 8 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

В приказах (распоряжениях) по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие (" ПРИНЯТЬ", " ПЕРЕВЕСТИ", " УВОЛИТЬ" и др.) (ч. 9 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Распорядительная часть приказа:

" ПЕРЕВЕСТИ:

КОТА Юрия Игоревича, юрисконсульта юридического отдела, на должность инспектора по кадрам этого же отдела с 13.03.2014 по 20.03.2014 для замещения временно отсутствующего инспектора по кадрам юридического отдела Смирновой Т.П. с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе".

Образец

См. образец приказа о приеме на работу с предварительным испытанием.

Распорядительное слово " ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (ч. 9 п. 99 Инструкции по делопроизводству), например в приказе, содержащим несколько предписываемых действий.

Образец

См. образец приказа о присвоении квалификационной категории и внесении изменений в контракт с работником.

Обратите внимание!

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов (распоряжений) по личному составу располагаются в следующей последовательности (ч. 10 п. 99 Инструкции по делопроизводству): прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа (отдельных его пунктов), а в случае отсутствия такого указания контроль будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан (ч. 11 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец приказа об утверждении результатов аттестации.

Обратите внимание!

Использование формулировки " Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" не допускается (ч. 11 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 12 п. 99 Инструкции по делопроизводству в случае, когда распорядительный документ отменяет ранее изданный документ (его отдельные положения), в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом используется устойчивый оборот: " Признать утратившим силу приказ... от... N...".

Образец

См. образец приказа о признании приказа о приеме на работу утратившим силу.

Пункт " Приказ довести до сведения..." в распорядительный документ не включается, а в прилагаемом к проекту документа листе ознакомления или на оборотной стороне последнего листа документа указывается перечень должностных лиц, структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с ним (ч. 13 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец листа ознакомления к приказу, включающий графу для выражения решения работником.

При необходимости ознакомить с содержанием документа всех работников организации пункт " Приказ довести до сведения всех работников" обязателен (ч. 14 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец приказа о переносе рабочего дня в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь.

В приказах (распоряжениях) по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для нескольких пунктов едино, оно указывается в конце текста (ч. 5 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с п. 100 Инструкции по делопроизводству проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. При этом в обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации.

Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается (п. 100 Инструкции по делопроизводству).

Датой приказа, распоряжения является дата подписания, которая проставляется лицом, подписавшим документ (ч. 1 п. 101 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

Распорядительный документ вступает в силу с момента издания, если в нем не указан иной срок (п. 102 Инструкции по делопроизводству).