Справка

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Она содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п. 124 Инструкции по делопроизводству).

Справки бывают следующих видов:

1) в зависимости от содержания и целевого назначения (п. 125 Инструкции по делопроизводству):

- служебная справка - это официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки (ч. 1 п. 127 Инструкции по делопроизводству). При необходимости служебная справка может заверяться печатью (п. 130 Инструкции по делопроизводству).

Сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.) являются разновидностью служебных справок. Оформляются они в виде таблиц, графиков (п. 132 Инструкции по делопроизводству);

- личная справка - это официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В личных справках заголовок допускается не указывать, а текст начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения (ч. 4 п. 127, ч. 1 п. 128 Инструкции по делопроизводству). Запрещается использование речевых оборотов " выдана настоящая", " действительно работает".

Личные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации (п. 130 Инструкции по делопроизводству);

2) в зависимости от адресата (п. 126 Инструкции по делопроизводству):

- внутренние. Адресуются руководителю и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. В соответствии с п. 129 Инструкции по делопроизводству подписываются внутренние справки их составителями;

- внешние. Адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа. Согласно п. 129 Инструкции по делопроизводству подписываются внешние справки руководителем организации.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом (ч. 2 п. 127 Инструкции по делопроизводству).