ЧАСТИНА 2. вчений К. Шеннон дає визначення інформації як міри невизначеного стану

вчений К. Шеннон дає визначення інформації як міри невизначеного стану. Інформація - це повідомлення, зведення, знання, необхідні для прийняття управлінських рішень.

Функціонування будь-якої системи управління, в тому числі орга­нізаційно-функціональної з погляду інформаційної технології - це отримання, передавання і обробка інформації.

У теорії економічної інформації розрізняють два поняття - " дані" та " інформація". Підданими звичайно розуміють зведення, позбавлені певної структури і змісту. Сукупність зведень, що циркулюють в еконо­мічних системах поза їх зв'язком з розв'язанням конкретної задачі і конкретним користувачем, називають економічними даними. Ці дані необхідні лише тоді, коли вони можуть стати інформацією внаслідок спе­ціального відбору, систематизації! обробки. Тому під інформацією розуміють дані, відібрані і оброблені завдяки відповідальному групу­ванню з врахуванням потреби управління і процесів діяльності торго­вельних підприємств. Тобто інформація, добута внаслідок цілеспря­мованої обробки даних, стає основою прийняття управлінських рішень.

Комерційна інформація об'єкта управління класифікується за різними ознаками: - місцем виникнення, - видом, -способом зображення і обробки, -стабільністю та ін.

При формуванні інформаційного забезпечення АІС торговельних підприємств і АРМ-менеджерів функціонального управління зокрема, а також масивів інформації на машинних носіях, великого значення набуває поділ використовуваної в управлінні комерційною діяльністю інформації. Залежно від тривалості часу зберігання, частості використання і стабіль­ності, комерційна інформація поділяється на умовно-змінну та умовно-псютійну.

Умовно-змінною вважається інформація, яка відображає фактичні кількісні і якісні характеристики торговельно-господарської діяльності. Змінна інформація для кожного фіксованого випадку може змінюватися як за значеннями реквізитів-ознак, так і за кількісною величиною основи. Як правило, вона використовується протягом одного циклу обробки -звітного періоду (наприклад, дня, декади, місяця).

Умовно-постійна інформація залишається незмінною протягом довгого періоду часу (або її складові елементи зазнають незначних періо­дичних змін) і використовується багато разів у розрахунках, кодуваннях, довідках та ін.

Належність економічної інформації до умовно-змінної або умовно-постійної визначається за допомогою коефіцієнта стабільності (К_ст) як відношення кількості позицій номенклатури, які не змінюються протягом кварталу, року (Я), до загальної кількості позицій цієї номенклатури на початок кварталу, року (Я):

К_ст=Н/П (2.4)

Інформація вважається умовно-постійною, якщо коефіцієнт стабіль­ності дорівнює одиниці або не менш як 0, 85 (1 < і_у.п. > 0, 85). Проте, як пока­зує торговельна практика, до умовно-постійної включається і така інфор­мація, значення коефіцієнта стабільності якої становить не менше 0, 6.

За призначенням і використанням умовно-постійна інформація яка використовується в сфері комерційної діяльності поділяється на - норма­тивну, -регламентуючу, -розцінкову, -нланово-договірну, -довід-ково-табличну і - постійно-облікову.

* Нормативна інформація регламентує величини затрат матеріаль­
них і трудових ресурсів, запаси товарів та ін. Вона являє собою науково-
технічні обгрунтовані норми і нормативи і використовується для аналізу
показників торговельно-господарської діяльності, а також для планових
розрахунків. Основне місце в системі нормативних даних у торгівлі
займають товарно-матеріальні і грошові нормативи. Ці нормативи визна­
чають величини товарних запасів на складах підприємств оптової і
роздрібної торгівлі, власних оборотних коштів, сировини і напівфабрикатів
у підприємствах громадського харчування, товарних природних втрат,
величини витрат обігу, норми амортизаційних відрахувань та ін.

*• Регламентуюча інформація характеризує правові і посадові обов'язки персоналу торговельно-виробничих підприємств, а також регламентні параметри роботи окремих елементів і ланок підприємств або організацій.

* Розцінкова інформація містить оптові і роздрібні ціни на товари, тару, матеріали, малоцінні і швидкозношувані предмети, ціни на продукти і сировину в підприємствах громадського харчування, а також посадові оклади, тарифні ставки і розцінки. Розцінкові дані знаходяться в специфі­каціях договорів прейскурантах (для окремих видів товарів, наприклад, хлі-бо-булочних виробів), номенклатурах-цінниках, різних довідниках та ін.

* Планово-договірна інформація характеризується кількісно-сумо­вими показниками, які використовуються багато разів у розрахунках. Ці показники регламентують торговельно-господарську програму

ЧАСТИНА

роботи підприємств, договірні відносини з постачальниками, покупцями та іншими організаціями.

* Довідково-таблична інформація включає опис постійних власти­
востей торговельного підприємства у відеознаках, залежність яких
тривало стійка. Серед таких ознак завжди виділяється основна, яка
супроводять певні значення інших ознак. Наприклад, табличному номеру
працюючого відповідають такі ознаки: відділ, секція, категорія працю­
ючого, професія за класифікатором, група платника податків,
стать, рік народження, національність, освіта та ін.

Довідковою являється і структурна інформація, яка показує склад об'єкта або явища. Наприклад, розподіл секцій торговельного підприємства за видами товарів.

Таблична інформація містить коефіцієнтні величини або заздалегідь визначені відповіді для різних значень. До них відносяться дані таблиці розмірів державних податків для кожної оподаткованої суми з кожної групи платників податків; заздалегідь розраховані суми амортизаційних відрахувань для різних видів обладнання тощо.

* Постійно-облікова інформація характеризується тим, що її рекві­
зити довго не змінюються або змінюються незначно і протягом звітного
періоду використовуються багато разів для фактичного відображення в
обліку процесів торговельно-господарської діяльності підприємств.
Наприклад, інформація про наявність основних засобів, пайового фонду,
малоцінних і швидкозношуваних предметів. Ця інформація щомісяця
використовується для поточного обліку наявності і руху основних засобів,
особового складу, малоцінних і швидкозношуваних предметів. У цьому
випадку вона визначається як облікова.

Поділ комерційної інформації за наведеними ознаками має велике значення при проектуванні АІС, оскільки на цій підставі створюються масиви умовно-постійної інформації, які утворюють основу бази даних, і при їх об'єднанні в загальний інформаційний фонд торговельного підприємства.

Для ефективного управління комерційною діяльністю потрібна своєчасна, достовірна, необхідна, достатня, надійна і подана в зручній формі інформація. Ці властивості комерційної інформації характери­зуються таким чином.

* Своєчасною вважається інформація, яка надійшла протягом певного
інтервалу часу. Інформація повинна надходити так, щоб було достатньо

РОЗДІЛИ

часу для підготовки її прийняття і реалізації управлінських рішень. Разом з тим, небажане надто раннє подання інформації, оскільки вона може застаріти і потребувати додаткових витрат на зберігання.

* Достовірність інформації означає таку її властивість, коли неза­лежно від джерел інформації і каналів передачі досить точно відображує стан торговельного об'єкта.

* Необхідною вважається інформація, без якої неможливо прийняття управлінських рішень. Всяке скорочення інформації, яка є в повідомленні, зменшує наші знання про керований об'єкт. Разом з тим у багатьох випадках з метою підвищення достовірності доводиться допускати певну надмірність інформації.

* Достатня інформація містить весь набір зведень, які використо­вуються для прийняття управлінських рішень: інші зведення в цьому випадку не дають нових знань про об'єкт.

* Надійна інформація - це гарантоване (із заданою ймовірністю) передавання інформації від її джерела до споживача.

* Подана в зручній формі інформація - це така, користуючись якою керівник може найкраще уявити собі ситуацію, що склалася на певний момент часу. Наприклад, характер, розмір і значущість відхилень фактичного ходу торговельних процесів від запланованих. Цим самим стимулюється активність приймання інформації, яка має велике значення для ефективного управління об'єктом.

2.3. Основи створення АРМ(ів)

Розробка і впровадження АРМ - складний, динамічний процес. Теоретичні дослідження і практика виробили низку основних методо­логічних принципів побудови АІС і АРМів. Основні принципи побудови АІС (системний підхід, типізація та уніфікація проектних рішень та ін.) вперше сформульовані В. М. Глушковим, обов'язково враховуються при створенні АРМів, оскільки вони розраховані на автоматизацію інформа­ційних потоків і визначеного обсягу їх обробки, які використовуються кожним функціональним працівником, підрозділом або підприємство. Основного економічного ефекту від впровадження АРМ досягають завдяки повноті, своєчасності і оптимальності ухвалення рішень.

При функціонуванні торговельних підприємств і їх об'єднань мають місце втрати організаційного характеру, які повинні бути ліквідовані або зведені до мінімуму при впровадженні спроектованими АРМ спеціалістів.