Лекція 4. Документація щодо особового складу

4.1. Особливості складання заяв.

4.2. Вимоги до оформлення автобіографії.

4.3. Резюме як сучасна форма самопрезентації.

4.4. Особливості характеристики.

4.5. Вимоги до заповнення особового листка з обліку кадрів та особової картки.

4.6. Наказ як документ щодо особового складу.

Документація щодо особового складу містить інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заяві про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, резюме, характеристиках тощо.

Заява викладає прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовані установі або посадовій особі й складається з таких реквізитів:

1. адреса (назва організації або службової особи);

2. відомості про заявника (прізвище, ім`я, по батькові; адреса, іноді – посада);

3. назва виду документа (заява);

4. текст;

5. перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

6. підпис автора;

7. дата.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Структура тексту заяви така:

§ прохання (висновок);

§ обгрунтування прохання (докази);

§ додаток (при потребі).

Зразок заяви.

Директорові ТОВ “Радар”

п. Тимченку З.М.

Черниш Тетяни Іванівни,

що мешкає за адресою:

250023, Київ-23, вул. Шовковична, 3, кв.7

тел.: 239-17-18

Заява

Прошу прийняти мене на роботу до відділу комплектування на посаду старшого інженера з 20.08.2002.

Додаток: 1. Копія диплома про вищу освіту на одній сторінці в 1 прим.

2. Трудова книжка.

3.Особовий листок з обліку кадрів на трьох сторінках в 1 прим.

10.08.2000 Черниш

Автобіографія - документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності у хронологічній послідовності.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

1. прізвище, ім`я, по батькові у називному відмінку;

2. дата, місце народження;

3. відомості про навчання;

4. відомості про трудову діяльність;

5. відомості про громадську роботу;

6. короткі відомості про склад сім`ї.

Автобіографія

Я, Коваль Петро Сидорович, народився 18 лютого 1959 року в с. Угринів Тисменицького району Івано-Франківської області, ….........

14.04.01 р. Коваль

Резюме як стисла інформація, де перелічуються анкетні дані та все те, чим займалася особа до останнього моменту, стає все більш популярним. Воно надсилається поштою або факсом, можна занести і особисто. З тексту резюме работодавець повинен зрозуміти, чого бажає претендент на вакантну посаду, що вміє і чого вартий. Необхідно старанно вкласти в сторінку тексту усю свою індивідуальність, підкресливши всі позитивні моменти. Форма повинна бути набрана на комп`ютері, старанно відредагована та надрукована на папері найвищого гатунку.

Текст викладається у зворотньому хронологічному порядку.

Цінною є додаткова освіта – з економіки, права, мови, діловодства, маркетинга, роботи на комп`ютері і т.ін.

Як скласти резюме?

Спочатку напишіть своє прізвище, ім`я, по батькові, домашню адресу та телефон, вкажіть свій вік. Потім висловлюйте свою інформацію за пунктами:

Мета резюме – місце, на яке ви претендуєте.

Освіта. Спочатку – вища освіта: який вуз, в якому році закінчили, отримана спеціальність. Потім –інші види освіти до року закінчення школи.

Трудова діяльність. Перелік з теперішнього часу до момента закінчення школи. Якщо, наприклад, під час навчання в школі ви працювали на підприємстві, це теж можна віднести до трудової діяльності.

Спеціальні знання. Тут треба перелічити усі ваши вміння та навички, навіть наявність діловиз зв`язків, - все, що може зацікавити работодавця.

Сімейний стан і наявність дітей. Якщо резюме подається на англійській мові – стать.

На додаток до резюме можна додати рекомендаційний лист шефа, у якого ви раніше працювали, або людини, достатньо відомої в тій галузі, де ви збираєтеся працювати, а також «життєпис», якщо ви хочете розповісти більш детально про себе і свою біографію.

Характеристика пред`являється при вступі до учбового закладу або працевлаштуванні, висуванні на виборні посади та при участі у конкурсі на зайняття вакантної посади тощо. В ній дається оцінка ділових та моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації.

Реквізити:

1. назва виду документу;

2. анкетні дані (прізвище, ім`я, по батькові, посада, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, національність, освіта) – справа у стовпчик;

3. текст (викладається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі, згадуються заохочення та стягнення);

4. висновки (зазначається призначення характеристики);

5. дата складання;

6. підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи. Документ пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі або надсилають до установи, підприємства, що його вимагали, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Характеристика

Іванова Іллі Романовича,

1958 р. народження, українця,

освіта – середня спеціальна

П. Іванов Ілля Романович працює ____________________ з_________________

на посаді ______________

…

(кожне нове повідомлення друкується з абзацу)

Характеристику видано для подання за місцем вимоги.

20.06.2001 р. (підпис) Розшифрування підпису

Печатка

Особові листки з обліку кадрів є необхідним документом, що його заповнює громадянин під час приймання його на роботу (навчання), для участі в певному конкурсі тощо. Такий документ є узагальненням автобіографічних даних громадянина шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

1. назва виду документа (особовий листок; анкета наукового працівника);

2. прізвище, ім`я, по батькові, дата і місце народження, фото, відомості про освіту;

3. відомості про наукові ступені, вчені звання;

4. якими мовами володіє;

5. трудова діяльність;

6. державні нагороди;

7. зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

8. відомості про родину, паспортні дані;

9. домашня адреса;

10. особистий підпис;

11. дата заповнення документа.

Особова картка - с тисле подання автобіографічних даних громадянина для подальшого їх кодування та механізованої обробки у відділі кадрів підприємства, установи чи організації.

Наказ щодо особового складу – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників по службі, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення тощо.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання і оформлення наказів щодо особового складу має деякі особливості.

Реквізити:

1. повна назва установи;

2. номер;

3. дата;

4. заголовок;

5. назва виду документа;

6. текст;

7. підпис керівника установи.

Відкрите акціонерне товариство “Зірка”

Наказ

від “___”___________200_ р. №_____ Місто______

про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

(прізвище, ім`я, по батькові)

на посаду начальника планового відділу на умовах укладеного з ним контракту від “___”______________200_ р. з “____”____________200_ р.

Підстава: контракт від “___”____________200_ р.

Директор ______________ (підпис та його розшифрування)

З наказом ознайомлений “___”____________200_ р.

Контрольні запитання

1. Порівняйте автобіографію і резюме.

2. Від якої особи викладається текст характеристики?

3. У скількох примірниках складається характеристика?

4. Охарактеризувати особовий листок з обліку кадрів.

5. Назвіть реквізити наказу щодо особового складу.