Лекція 7. Довідково-інформаційні документи

7.1. Особливості оформлення телеграм та телефонограм.

7.2. Види довідок.

7.3. Особливості службових записок.

7.4. Документи колегіальних органів.

7.5. Види звітів та особливості їх укладання.

Довідково-інформаціні документи містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Ця інформація може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До цієї групи документів належать звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, телеграми, телефонограми, службові листи, факси, протоколи та ін.

Телеграма н адсилається у найтерміновіших випадках і передається по телеграфу.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію й виглядає гранично стислим. Заперечення «не» не вилучають. Розділові знаки у вигляді скорочень «крпк», «км» вживають тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Слід вибирати короткі слова, службові пропускати, числа писати літерами.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

ТЕЛЕГРАМА

Львів вул. Горького, 35 Львівський державний університет

Проректорові наукової роботи Іваненку

Просимо взяти участь конференції Проблеми гуманітарної освіти Запрошення вислане поштою

Оргкомітет

Прорекор Кулик

Київ вул. Володимирська 55

Український національний університет ім.Т.Г. Шевченка

Оргкомітет конференції

Телефонограма ц е термінове повідомлення, передане адресату по телефону; це один із видів усної ділової кореспонденції, яка має письмове підтвердження.

Текст диктується і записується, правильність тексту перевіряють повторним читанням. Він має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень.

Телефонограма № _____ від “___”_________________ 200_ р.

Від кого _________________ Телефон _________________ Передав ___________

Кому ____________________ Прийняв ________________

год. _____________________ хв. _____________________

(текст)

(підпис)

Факс - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв`язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства.

Реквізити:

1. назва документа;

2. дата;

3. назва адресата, номер факсу;

4. прізвище, посада адресанта;

5. назва організації й службової особи – одержувача факсу;

6. текст.

Текст факсу складається без скорочень.

Директора Директорові

………… ……………

п. Климчука В.Ф. п.Іваненку М.М.

3 жовтня 2001 р. факс (0533) 413107

Факс

У зв`язку з _________________ Ви зобов`язані __________________

Просимо ____________________________________

Підпис __________

Довідка містить опис та підтверждення фактів біографії або діяльності особи чи установи.

Реквізити:

1. назва відомства;

2. назва установи, що видає довідку;

3. назва виду документа;

4. дата;

5. заголовок до тексту;

6. текст:

7. підпис;

8. призначення довідки;

9. печатка.

Службова довідка повинна об`єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Міністерство торгівлі України

Львівське міське об`єднання

книжкової торгівлі

Магазин №12

23.09.2000 р.

Довідка

№1

Панасюк О.В. працює на посаді заступника директора магазину з 12.09.2000 року.

Директор магазину (підпис) О.М. Кравчук

Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Доповідна записка адресується керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та проппозиціями автора.

Групи:

§ Звітні.

§ Інформаційні.

§ Ініціативні.

Текст повинен бути точним і лаконічним, краще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Реквізити:

1. адресат (прізвище, ініціали посадової особи та назва посади);

2. назва виду документа;

3. дата;

4. заголовок;

5. текст;

6. додаток (якщо є);

7. підпис.

Кафедра інформаційного забезпечення Ректору ОНПУ

акад. Малахову В.П.

Доповідна записка

Про заохочення доцента Іванова Р.К.

У зв`язку з багаторічною педагогічною діяльністю та 50-річним ювілеєм прошу заохотити доцента Іванова Р.К. грошовою премією.

Завідувач кафедри Степаненко О.С.

Пояснювальна записка з`ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події.

Службові складаються на бланку, особисті – на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Відділ науково-технічної інформації Директорові УкрНДІНТУ

п. Литовченку О.О.

Пояснювальна записка

№ 34-15/178

Про порушення трудової дисципліни.

Я, методист відділу науково-технічної інформації Федоренко Л.Р., 23.07.2001 р. був відсутній на робочому місці у зв`язку з сімейними обставинами.

Федоренко

Протокол - документ, який відбиває процес і результат роботи колегіальних органів (засідань, нарад, зборів тощо).

Протокол укладає офіційна, компетентна особа (секретар).

Групи:

§ Стислі, де фіксуються лише ухвали.

§ Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

§ Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

9. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зборів, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з пропозицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (великими літерами з нового рядка і двокрапкою після).

Протокол № 10

12.12.01 зборів м. Одеса

(назва колегіального органу):

Секретар:

Присутні:

Відсутні:

Порядок денний:

1.__________________

2.__________________

СЛУХАЛИ:

_________ ______________

ВИСТУПИЛИ:

_________ ______________

_________ ______________

УХВАЛИЛИ:

______________

______________

ДОДАТОК:

Голова (підпис) _____________________

Секретар (підпис) _____________________

Витяг з протоколу цечастина протоколу, що містить інформацію з конкретного питання порядку денного. Цей документ складається на прохання особи для подання за місцем вимоги.

Реквізити:

1. назва виду документа (витяг з протоколу);

2. номер відповідного документа (протоколу);

3. назва органу, засідання, наради;

4. дата;

5. конкретне питання з порядку денного;

6. підписи голови та секретаря.

Витяг з протоколу № 5

засідання _______________________

від 11 березня 2001 р.

Присутні: ____________________

СЛУХАЛИ:

____________ _____________

УХВАЛИЛИ:

1. __________________________

2. __________________________

Голова (підпис) _________________

Секретар (підпис) _________________

Звіт - документ, у якому подається повідомлення про виконання роботи за звітний період. Статистичні (цифрові) оформлюються на бланках, текстові – на звичайному папері за встановленою формою.

Реквізити:

1. назва документа (звіт);

2. звітний період;

3. назва установи, організації, підприємства;

4. текст;

5. підпис;

6. дата складання звіту;

7. гриф затвердження (підпис, дата).

Звіт характеризується чіткістю побудови, логічною послідовністю, вичерпною відповіддю на всі запитання схеми, а також наявністю узагальнення та висновків. Якщо він дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити, узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор комбінату

______________________

(підпис, прізвище, ініціали)

“___”_____________200_ р.

Звіт

Про роботу профспілкового комітету за 2001 р.

(Текст)

Вступ

Основна частина

Висновки

Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису

Секретар (підпис) Розшифрування підпису

15.12.2001

Контрольні питання

1. Складіть текст службової телеграми.

2. Ким підписується звіт?

3. Дайте визначення витягу з протоколу.

4. З яких частин складається протокол?

5. Які реквізити має довідка?

6. На які групи поділяються доповідні записки?

7. Порівняйте доповідну та пояснювальну записку.