Вибір пріоритетності справ.

Внаслідок значного перевищення обсягу функцій, покладених на керівників, їм доводиться приймати рішення про першочерговість виконання завдань і справ. У цьому випадку прийняття рішення означає визначити пріоритетність.

Деякі проблеми керівників полягають у тому, що вони часто намагаються виконати дуже великий обсяг роботи; витрачають свої сили на окремі, часто несуттєві справи, у кінці напруженого робочого дня такі керівники роблять висновок, що хоч зроблено нібито чимало, однак дійсно важливі справи залишилися або незакінченими, або взагалі не зрушили з місця. Ефективна робота керівника полягає у тому, що він завжди завершує послідовно і цілеспрямовано за один раз одну справу. Передумовами цього є прийняття однозначних рішень про першочерговість справ, складання відповідного переліку пріоритетів і дотримання їх.

Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення.

Усі справи виконати неможливо. Визначення пріоритетності є настільки звичайною справою, що часто виконується несистематично і навіть несвідомо. Разом з тим, є необхідним свідоме визначення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання планових завдань відповідно до їх черговості.

Визначення пріоритетності завдань дає змогу керівнику:

- працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

- концентрувати увагу на виконанні тільки одного завдання;

- вилучити справи, які можуть виконати інші;

- наприкінці планового періоду закінчити розв'язання найважливіших питань;

- не залишати невиконаними посильні завдання.

Отже, визначення пріоритетів сприяє додержанню запланованих строків, мотивації керівника і його підлеглих, зменшенню імовірності виникнення конфліктів і стресів.

Оскільки визначення першочерговості справ є досить складним завданням, у теорії менеджменту є рекомендації, які полегшують вибір пріоритетних справ.

Вибір пріоритетних справ може здійснюватися за допомогою: принципу Парето; методу АБВ-аналізу; методу Ейзенхауера,

Принцип, який був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето (1848-1932) у загальному вигляді означає, що всередині даної групи або більшості, окремі малі частки мають значно більшу значимість, ніж їх питома вага в цій групі.

Принцип Парето це так зване «співвідношення 80: 20». Перенесення цієї закономірності на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі роботи за перші 20 % витраченого часу (затрати) досягається 80 % результатів (випуск). Інші 80 % затраченого часу приносять лише 20 % загального підсумку.

На схемі, яка наведена нижче, пояснюється цей «залізний» принцип часового менеджменту.

Методи вибору пріоритетних справ менеджера

принцип Парето

методЕйзенхауера

метод АБВ - аналізу

Стосовно повсякденної роботи – це означає, що не слід братися спочатку за найлегші, цікаві справи або такі, що вимагають мінімум часу. Необхідно приступати до питань з розумінням їх значимості і важливості.

Спочатку – деякі «життєво важливі» проблеми, а вже потім – багаточисельні" другорядні".

Техніка АБВ - аналізу походить з досвіду, згідно з яким частка у відсотках більш важливих і менш важливих справ у загальній кількості залишаються в цілому незмінними. Окремі завдання діляться на 3 класи, у відповідності до їх значення з точки зору досягнення професійної та особистої мети. Багато керівників вже працюють за цим принципом і найважливіші завдання вони виконують у першу чергу. Необхідно планувати час у відповідності до значення і важливості завдань, а не їх питомої ваги в загальній кількості справ.

АБВ - аналіз ґрунтується на наступних трьох закономірностях, підтверджених досвідом. Найважливіші завдання (категорія А) складають близько 15 % кількості всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань складає, однак, приблизно 65 %. На важливі завдання (категорія Б) припадає в середньому 20 % загального числа і також 20 % значимості завдань і справ керівника.Менш важливі і несуттєві завдання (категорія В) складають, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають незначну частку - 15 % у загальній «вартості» всіх справ, які повинен виконати менеджер. Згідно з висновками аналізу АБВ рекомендується за найважливіші, тобто справи категорії А, братися в першу чергу, щоб з допомогою небагатьох дій забезпечити більшу частину загального ефекту. На наступні за значимістю завдання Б припадає також суттєва частина сукупного результату, тоді як виконання відносно великого числа, але менш важливих завдань у цілому дає невеликий підсумок. Наступний графік пояснює ці висновки (рис. 2.4).

Рис. 2.4. АБВ – аналіз

Аналіз усіх завдань за методом АБВ можна здійснювати таким чином (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Застосування аналізу АБВ

1. Необхідно скласти список усіх завдань, які потрібно виконати за певний час (декаду, день, квартал і т. д.), для чого можна використати листок обліку завдань і контроль за їх виконанням.

2. Систематизувати завдання за їх важливістю, встановити черговість справ у відповідності до їх значення для вашої діяльності. Не забувайте про те, що терміновість принципово не має нічого спільного з важливістю або значимістю відповідного завдання.

3. Пронумеруйте свої завдання.

4. Оцініть свої завдання у відповідності до категорій А, Б, В.

A. Перші 15% усіх завдань, які відносяться до категорії А(дуже важливі, які мають найбільшу значимість для виконання ваших функцій), не підлягають передорученню.

Б. Наступні 20% завдань складають категорію Б (важливі, суттєві, можуть бути доручені для виконання іншим особам).

B. Інші 65% усіх завдань є завданнями категорії В (менш важливі, незначні, в будь-якому випадку повинні бути передоручені).

5. Слід перевірити, виходячи із першочерговості завдань категорії А, погодинний план на відповідність виділеного бюджету часу значенню завдань: 65% запланованого часу (близько 3 год. - завдання категорії А); 20% запланованого часу (близько 1 год. - завдання категорії Б); 15% запланованого часу (близько 45 хв. - завдання категорії В).

6. Потрібно провести відповідні корегування, орієнтуючи погодинний план на завдання категорії А. Цим автоматично забезпечується те, що на менш важливі, але ті, які забирають багато часу, завдання категорії В виділяється стільки часу, скільки вони мають значимості з точки зору ефективності виконання функцій.

7. Оцінити завдання Б і В з точки зору можливості їх делегування.

Варто звернути увагу також на те, що завдання категорії В не є в принципі непотрібними, зайвими. Мова йде про те, що поряд з завданнями категорії А і Б існує багато інших робіт, побічних завдань і рутинних справ, які також повинні бути виконані.

Прийняття рішень за пріоритетами, як і процес встановлення мети - це індивідуальна справа, оскільки всі оцінки ситуації в кінцевому підсумку суб´ єктивні. Про ступінь пріоритетності можна сперечатися, тут рідко зустрічаються об´ єктивні критерії. Важливо, однак, те, що Ви встановлюєте однозначні пріоритети і ці ваші рішення можуть опиратися на факти.

Запропоноване американським генералом і 34-м президентом Дуайтом Ейзенхауером правило є простим допоміжним засобом, особливо в тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення відносно того, якому завданню віддати перевагу. Згідно з цим правилом пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

У залежності від ступеня терміновості та важливості завдання розрізняють чотири можливі їх оцінки (в підсумку) виконання (рис. 2.6).

1.Термінові (важливі) справи. За них слід братися відразу ж і самому їх виконувати.

2.Термінові (менш важливі) справи. Тут існує небезпека потрапити під «тиранію» поспішності і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання тому, що воно термінове. Якщо ж воно не настільки важливе, то в будь-якому випадку повинно бути делеговане, оскільки для його виконання нема необхідності мати які-небудь особливі якості.

Терміновість

Рис. 2.6.Принцип Ейзенхауера

3.Менш термінові (важливі) завдання. їх не потрібно виконувати терміново, вони, як правило, можуть зачекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці завдання рано чи пізно перетворюються в термінові і повинні бути особисто Вами вирішені в найкоротший термін.

Тому слід перевіряти ступінь важливості і завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам. Поряд з тим, що Ви розвантажуєте себе, Ви можете здійснювати підвищення мотивації в роботі і кваліфікації своїх підлеглих, довіряючи їм відповідальні справи.

4. Менш термінові (менш важливі) завдання. Дуже часто справи цієї категорії залежуються на письмовому столі, і без того заваленому паперами. Якщо Ви починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то Вам не слід нарікати на перевантаження роботою. Навіть Ваші підлеглі не повинні братися за завдання цієї групи. Від завдань несуттєвих і нетермінових треба утримуватися.

У цьому випадку слід частіше використовувати корзини для паперу.

Ще аргументи на підтвердження того, що коли Ви будете послідовно розподіляти свої справи за категоріями у відповідності до принципу Ейзенхауера, то значно підвищите результативність своєї праці:

- Ви починаєте з найважливіших завдань і концентровано займаєтесь виключно ними;

- Ви розвантажуєте себе для справді важливих керівних функцій і стимулюєте працю своїх підлеглих;

- Ви втягуєте своїх співробітників у сферу своєї відповідальності, доручаючи їм не тільки менш важливі (рутинні) справи;

- Ви можете збільшити вимогливість до своїх підлеглих і стимулювати тих, хто має відповідні здібності.