Тема 2. Організація особистої роботи керівника

1. Значення планування робочого часу керівника.

2. Нормування управлінської праці.

3. Вибір пріоритетності справ.

1. Значення планування робочого часу керівника.

Важливою умовою раціонального використання робочого часу керівника є планування особистої роботи. У особистому плані роботи він визначає:

 завдання, що стоять перед організацією;

 питання, які потребують вирішення;

 посадові особи, які готують необхідні інформаційні матеріали;

 строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати керівник особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні завдань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´ язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарату управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності.

Якщо у керівника немає особистого плану роботи, то в колективі організації створюються нервові обставини, що призводять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи керівника складається на різні строки:

 довгостроковий — рік, квартал;

 середньостроковий — місяць;

 короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує керівник особисто поділяються на періодичні, що повторюються і раптово виникають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

 робота з документами;

 проведення переговорів;

 службові відрядження;

 відвідування інших організацій.

 наради;

 приймання спеціалістів і працівників організації;

 приймання відвідувачів.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити неможливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апарату управління.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань виконавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисциплінує самого керівника і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи керівника здійснюється щотижня. Це план " на сьогодні", " на завтра". Такий план містить " тематичний" перелік справ, які треба вирішувати оперативно у визначений строк.

Процес розробки плану особистої роботикерівника пропонується здійснювати за схемою, наведеною на рис.2.1.

Рис.2.1 Схема процесу планування особистої роботи керівника

Робочий час керівника можна поділити на три частини з таким розподілом часу:

- заплановані справи - 60%. Виходячи з 8-годинного робочого дня, запланована активність не повинна перевищувати 5-6 год.;

- резерв часу на непередбачені роботи - 20%;

- резерв часу на творчу діяльність керівника - 20%.

Отже, співвідношення між плановим часом і резервом має становити 60: 40. Для виконання поставлених цілей керівникові необхідно мати достатньо часу, раціонально його використовувати і ефективно управляти колективом. Для цього існує нормування управлінської праці.