Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі.

Посадова інструкція – основний внутрішній правовий документ підприємства (організації), що регламентує призначення і місце працівника в системі управління, його функціональні обов’язки, права, відповідальність і форми заохочення.

Основними розділами посадової інструкції є:

- загальна частина, в якій визначається призначення та місце працівника в апараті управління;

- карта функціональних обов’язків, що визначає функціональні обов’язки працівника, якість їх виконання та встановлення взаємозв’язків з іншими працівниками;

- права, що характеризують можливості використання різних видів ресурсів для вирішення управлінських завдань;

- відповідальність, яка визначає ступінь персональної відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання функціональних обов’язків з урахуванням чинного трудового законодавства;

- заохочення, де вказуються форми морального та матеріального заохочення за своєчасне та якісне виконання функціональних обов’язків і відсутність по-рушень трудової дисципліни.

Посадова інструкція дає змогу:

- раціонально розподілити функціональні обов’язки між працівниками;

- підвищити своєчасність і надійність виконання завдань;

- чітко визначити функціональні зв’язки працівника та його взаємовідносини з іншими фахівцями;

- конкретизувати права працівників у сфері підготовки і прийняття управлінських рішень та у використанні ресурсів;

- організувати рівномірне завантаження працівників за періодами з міні-мальними втратами робочого часу й перевантаженнями;

- підвищити ефективність морального й матеріального стимулювання працівників;

- покращити соціально-психологічний клімат у колективі, позбутися конфліктів;

- підвищити рівень колективної й особистої відповідальності працівників за своєчасне та якісне виконання функціональних обов’язків.

Для розкриття змісту завдань і функцій адміністративної служби організації наведемо типові професійно-кваліфікаційні характеристики посад керуючого справами (керівника), начальника організаційного відділу та начальника відділу - головного бухгалтера.

Керуючий справами (керівник)

Завдання, обов'язки та повноваження. Забезпечує якісне, своєчасне виконання завдань з питань, що належать до його компетенції, та ефективну взаємодію між структурними підрозділами органу виконавчої влади, територіальними управліннями та підвідомчими установами. Здійснює організаціюділоводства, господарське, матеріально-технічне, автотранспортне та соціальне забезпечення діяльності відповідного органу виконавчої влади. Організовує та контролює розроблення інструктивних матеріалів з діловодства, вдосконалення форм і методів обробки документів, впровадження комплексної автоматизації у діловодстві. Здійснює методичне керівництво та контроль за веденням діловодства в структурних підрозділах відповідного органу виконавчої влади, спрямовує роботу з цього питання у територіальних управліннях та підвідомчих установах. Забезпечує розроблення зведеної номенклатури справ, формування централізованого архіву. Забезпечує формування планів засідання керівних органів виконавчої влади, контролює редагування, реєстрацію та випуск розпорядчих документів керівництва органів влади та їх своєчасне розсилання адресатам. Бере участь в організаційно-технічній підготовці засідань, нарад, які проводить керівник відповідного органу виконавчої влади. Контролює виконання структурними підрозділами рішень органів державної влади та керівництва органу виконавчої влади з питань, що знаходяться в його компетенції.

Організовує виконання копіювально-розмножувальних робіт, підготовку та видання службових телефонних довідників, забезпечення ними працівників центрального апарату виконавчої влади, територіальних управлінь та підвідомчих установ; роботу з листами, заявами та скаргами громадян. Аналізує та контролює стан матеріально-технічного забезпечення апарату та структурних підрозділів органу виконавчої влади. Організовує нагляд за експлуатацією та утриманням у належному стані будинків, споруд та інженерних систем. Забезпечує розробку та виконання річних та перспективних планів ремонту приміщень органу виконавчої влади; проведення робіт з благоустрою та озеленення внутрішньої території. Забезпечує проведення масових заходів за напрямами діяльності органу, відряджень. Здійснює розробку та подає на затвердження керівництву органу виконавчої влади проекти кошторису адміністративно-господарських витрат, сприяє забезпеченню фінансування органу та організовує діяльність фінансового підрозділу, бере участь у контролі за виконанням кошторисів адміністративно-господарських витрат. У межах наданих повноважень здійснює керівництво персоналом (визначає функції, планує, організовує, координує, оцінює роботу структурних підрозділів; здійснює добір кадрів) на основі сучасних методів управління.

Має право. Одержувати в установленому законодавством порядку від центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування інформацію, документи, необхідні для виконання покладених на нього завдань. Залучати фахівців центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції. За дорученням керівництва центрального органу виконавчої влади представляти міністерство, інший центральний орган виконавчої влади в інших органах виконавчої влади під час вирішення питань, що належать до його компетенції.

Повинен знати. Конституцію України; закони України, що стосуються діяльності відповідного органу виконавчої влади та питань державної служби; укази та розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, що регулюють розвиток відповідної сфери управління; організацію праці та управління; сучасні методи управління персоналом; законодавство про працю; основи психології праці, економіки, фінансів; правила ділового етикету; правила охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби; ділову мову.

Кваліфікаційні вимоги. Повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом на державній службі на керівних посадах або на керівних посадах в інших сферах управління не менше 5 років. Післядипломна освіта у сфері управління: магістр державного управління за відповідною спеціалізацією.