Зміст і структура адміністративної служби організації .

Для будь-яких організацій управління людьми має першорядне значення. Без ретельно відібраних, розставлених і професійно підготовлених працівників-фахівців жодна організація не зможе досягти своїх цілей.

Отже, адміністрація (від латин. administratio-керування, управління) -це:

• Керівний (адміністративно-управлінський) склад організацій, підприємств, фірм, установ державної та недержавної форм власності у різних сферах виробничо-господарської і соціально-культурної діяльності. А. несе відповідальність за результати такої діяльності згідно з чиннимзаконодавством і повинна забезпечувати високу економічну ефективність очолюваних нею суб'єктів управління.

• Державні органи управління, органи виконавчої влади, які здійснюють керівництво на основі закону (наприклад, адміністрація Президента України).

Адміністративно-управлінський персонал (адміністративна служба організації) - група працівників апарату управління організацій, підприємств, установ усіх форм власності, котрі здійснюють функції управління чи забезпечують діяльність цих структур, реалізацію їх планів і програм. Це керівники, заступники керівників організацій і підприємств, керівники, які виконують функції управління: адміністративно-організаційні, фінансові, юридично-правові, маркетингові, зовнішньоекономічних зв'язків, облікові, аудиторські, контрольні, кадрового забезпечення, інформаційного, технічного забезпечення, соціального розвитку, охорони та безпеки організацій тощо.

Оскільки на підприємствах, в організаціях і установах будь-якої галузі народного господарства функції управлінського персоналу зводяться до керівництва, розробки рішень і підготовки інформації, прийнято здійснювати їх поділ на три категорії: керівники, спеціалісти і технічні виконавці.

Керівники підприємств, служб і підрозділів здійснюють підбір і розстановку кадрів, координацію роботи окремих виконавців, різних ланок апарату управління або виробничих підрозділів, контроль і регулювання процесу виробництва, адміністративно-розпорядчі функції, мобілізацію колективів на виконання завдань.

Спеціалісти керують техніко-економічними і технологічними процесами виробництва. До категорії спеціалістів належать працівники, зайняті інженерно-технологічними, економічними, сільськогосподарськими, зоотехнічними, рибальськими, лісовими роботами, медичним обслуговуванням, народною освітою, а також працівники науки, мистецтва й культури, спеціалісти на роботах, пов.язаних з міжнародними зв.язками, спеціалісти юридичної служби.

Технічні виконавці виконують допоміжну роботу, пов.язану з реалізацією управлінських функцій, обліком і контролем, підготовкою і оформленням документації, господарським обслуговуванням.

Однак в апараті управління організацією є групи працівників, що безпосередньо управлінською працею не займаються (персонал охорони, працівники оздоровчих установ, водії службових машин і т.д.). Дана категорія працівників формує обслуговуючий персонал організації.

Не принижуючи роль інших груп управлінського апарату, необхідно підкреслити визначальний вплив на всю систему управління організацією керівника організації (підприємства, установи).

Керівник — центральна фігура системи управління організацією. Він направляє діяльність усього колективу на реалізацію поставлених цілей, несе персональну відповідальність за своєчасне прийняття і здійснення стратегічних, оперативних й інших рішень зі всіх життєво важливих питань функціонування і розвитку організації. Для цього керівник домагається необхідної злагодженості діяльності всього штату управління.

Висвітлюючи в межах функціональної характеристики діяльність апарату управління, слід зауважити, що не усі дії його органів є власне управлінням (наприклад, матеріально-господарські операції). Але головним, профілюючим видом діяльності для цих органів є управлінська діяльність. Тому, під діяльністю апарату управління організацією будемо розуміти власне адміністративно-управлінську діяльність, що характеризується своїм особливим змістом і проявляється у відповідних формах.

Для підвищення ефективності і якості функціонування апарату управління організацією (адміністративної служби організації) необхідно, щоб в основі його організації і діяльності лежала система принципів, під якими розуміють відправні засади, незаперечні вимоги, висунуті до формування і функціонування організацій, особливо, державних.

Основні принципи організації і діяльності керівного апарату організацій ґрунтуються на наступному:

1) пріоритет прав і свобод людини;

2) єдність і поділ влади;

3) верховенство права (виражається, наприклад, у праві оскарження в суді рішень державних органів, відшкодуванні шкоди, заподіяної їх незаконними діями);

4) законність;

5) ієрархічність (підлеглість по вертикалі);

6) організаційно-правова зв'язаність діяльності державних організацій і посадових осіб;

7) поєднання виборності і призначуваності; (передбачає формування органів публічної влади на різних засадах залежно від їх статусу. Представницькі органи публічно влади формується шляхом вибору)

8) демократизм методів і стилю роботи;

9) змінюваність;

10) поєднання колегіальності та єдиноначальності; (розумне поєднання у владному механізмі одноособового і колективного керівництва)

11) гласність і урахування громадської думки;

12) професійна компетентність;

13) економічність, програмування, науковість;

14) право рівного доступу до державної служби.

Розкриваючи сутність і завдання апарату управління в організації, слід виходити з того, що функціонування системи управління організаціями забезпечується внутріорганізаційним менеджментом, під яким розуміють сукупність принципів, методів і засобів управління організаційними ресурсами з метою досягнення максимальної ефективності при виконанні визначеної мети та поставлених цілей.

Внутріорганізаційний менеджмент в організаціях включає три основних елементи: генеральний менеджмент; менеджмент господарської діяльності (лінійний менеджмент); менеджмент персоналу.

Генеральний менеджмент включає керівництво, яке відповідає за формування стратегії організації, розробку політики, здійснення функцій планування, організації, мотивації, контролю і регулювання діяльності організації (підприємства, установи).

Сфера діяльності генерального менеджменту регулюється постановами, розпорядженнями та наказами вищестоящих органів щодо формування стратегії організації, тобто загального комплексного плану, що розробляється на перспективу і покликаного забезпечити досягнення місії та розв’язання цілей і завдань організації щодо здійснення керівництвом функцій планування, організації та контролю, щодо ефективного управління організацією.

В рамках здійснення генерального менеджменту, керівник (начальник) організації: здійснює керівництво діяльністю організації, несе персональну відповідальність за виконання покладених на організацію завдань, визначає компетенцію своїх заступників, керівників її структурних підрозділів, проводить розподіл обов’язків між заступниками; видає у межах своєї компетенції накази, організовує й контролює їх виконання; затверджує та узгоджує з вищестоящими органами структуру й штатний розпис організації в межах встановлених вищестоящим органом, граничної чисельності та фонду оплати праці працівників; розпоряджається коштами в межах затвердженого кошторису витрат на утримання організації; призначає на посаду і звільняє з посади працівників організації.

Менеджмент господарської діяльності забезпечує постановку завдань та цілей, які реалізують загальну стратегію організації, формування організаційної структури, розподіл функціональних обов’язків, врегулювання трудових конфліктів, виконання плану, стимулювання якісної роботи персоналу організації, координацію управлінського процесу в межах підрозділів та організації в цілому, організацію необхідних інформаційно-комунікативних зв’язків.

Менеджмент персоналу покликаний: зосередити зусилля персоналу на постановці та виконанні цілей та завдань, які випливають із стратегії організації; забезпечити ефективне використання інтелектуальних і фізичних можливостей зайнятих у виробництві продукції або послуг (в тому числі, управлінських), реалізацію їх потенціалу; сприяти зміцненню трудових відносин у дусі співпраці і покращення соціально-психологічного клімату в колективі, професійних та соціальних груп персоналу організації; використовувати методи морального та матеріального стимулювання працівників до виконання поставлених завдань.

Для функціонування організації як єдиного організму необхідно налагодити взаємодію між створеними організаційними одиницями та окремими виконавцями. Це досягається шляхом організаційного забезпечення діяльності структурних підрозділів організації.