Документальное оформление движения денежных средств в кассе

Кассовые операции оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии в одном экземпляре на основании кассовых и товарных чеков, авансовых отчетов и других документов. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежная ведомость, расходная ведомость, заявление на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.

Расходный кассовый ордер заполняется работником бухгалтерии в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств

В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или документу его заменяющему отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя и отбирает расписку получателя.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным ведомостям (расчетно-платежные) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

По истечении установленного срока выплаты заработной платы, пособий, стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: " Расходный кассовый ордер №.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а так же расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны механизированным способом.

Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющим его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя или лиц на это уполномоченных;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью " Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма №КО-4).

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограмм " Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и иметь все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

При выдаче наличных денежных средств из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными, установленный для юридических лиц. Согласно Указанию ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от20, 06, 2007 г. № 1843-У начиная с 22.07.2007 г. он составляет 100 тысяч рублей по одному договору.