![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Технология создания списков
Создание списка начинается с ввода наименований полей списка (см. строку 3 рис. 1). Заполнение записей списка — ввод данных в их поля (см. строки А—23 рис.1) осуществляется двумя способами: вручную, как и при подготовке небольших таблиц, и с использованием специальной встроенной формы данных. Форма данных - это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления, удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Форма данных, используемая при создании списков, а также при их обработке, вызывается следующими командами: Установить курсор в пределах списка» → Данные → Форма Если выполнен только ввод наименований полей списка, для вызова формы следует выделить эти поля. В результате появляется диалоговое окно формы с пользовательскими текстовыми полями для ввода значений полей списка (рис. 2). Имя окна формы соответствует имени листа, на котором создается список. ü Введите оставшиеся записи списка с помощью формы данных. Рис. 2 Диалоговое окно формы для работы со списками Excel Он меняется в зависимости от ситуации обработки записей. Краткая информация о кнопках представлена в табл.1. Таблица 1 Назначение кнопок формы работы со списками
Для быстрого заполнения базы можно использовать команду меню Правка → Заполнить. Более широкие возможности автозаполнения открываются с использованием команд меню. Здесь можно реализовать не только последовательности по правилам арифметической прогрессии, но и геометрической, в том числе с указанием граничного значения. Схема автозаполнения в том случае может быть представлена следующим образом: Выделить ячейку с начальным значением последовательности → Команда Правка → Заполнить → Прогрессия... → Задать расположение последовательности: по строкам или по столбцам → Задать значение шага → Выбрать тип последовательности → Для последовательности Даты выбрать единицы измерения: день, рабочий день, месяц, год → Задать предельное значение последовательности → ОК Автозаполнение, реализованное с помощью команд меню, целесообразно применять, например, при формировании графиков дежурств (работников охраны, специалистов по отделу и т.п.). Рис. 3 Диалоговое окно задания параметров последовательности ü Заполните с помощью вышеописанной команды поле «№ личного дела». Еще одна возможность автоматизации заполнения списков открывается за счет обеспечения ускоренного ввода требуемых данных, введенных в столбце выше, только по их первым символам. Возможность достигается, если в окне Параметры (рис. 4) установлен флажок Автозавершение значений ячеек (см.: Команда Сервис → Параметры... → Вкладка Правка).
Рис. 4 Диалоговое окно задания параметров правки данных При работе со списками можно задать условия, позволяющие осуществлять проверку данных, вводимых в ячейки, с целью недопущения ошибок. Условия для определенного диапазона ячеек, или критерий правильности ввода, реализуются следующей схемой: Выделить ячейки → Команда Данные → Проверка → Вкладка Параметры → Выбрать из списка тип данных → Задать интервал значений → Вкладка Сообщение для ввода → Задать параметры подсказки → Вкладка Сообщение об ошибке → Выбрать вид действия при попытке ввода неверных данных → Ввести текст сообщения об ошибке → ОК. Рис. 5 Диалоговое окно задания параметров проверки вводимых значений в ячейки таблицы Критерий правильности ввода обязательно следует задавать для столбцов с критически важными значениями, для которых данные не должны выходить за установленные пределы. ü ЗАДАНИЕ. Задайте проверку вводимых значений для оклада сотрудников предприятия от 10000 до 50000. Примечание. Следует отметить, что если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При изменении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши [Enter] или кнопки Закрыть. Рис. 6 Диалоговое окно формирования подсказки, предваряющей ввод данных в ячейку Рис. 7 Диалоговое окно формирования сообщения об ошибке при введении данных в ячейку таблицы
|