Технология работы

Для создания новой базы данных:

1. Загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

в окне " Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

2.щелкните по кнопке< Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

1.В окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке< Создать>;

2.В окне " Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке < ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора (рис. 1), в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

1.Введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

2.В строке столбца " Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Рис. Окно таблицы в режиме конструктора - в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца " Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле " Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

выберите пункт меню Файл, Сохранить;

в диалоговом окне " Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели',

щелкните по кнопке < ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке < ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке< Нет>.

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица

5. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

· переведите курсор в первую строку поля " Фамилия";

· выполните команду Правка, Найти;

· в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

· в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

· щелкните по кнопке< Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

· щелкните по кнопке< Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

· щелкните по кнопке < 3акрыть> для выхода из режима поиска.

6. Для сортировки данных в поле " Год рождения" по убыванию:

· щелкните по любой записи поля " Год рождения";

· щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле " Год рождения".

Для просмотра созданной таблицы:

· щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

· закройте окно просмотра.

· Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.