І) Підготовка.

На цьому етапі перед проведенням інвентаризації необхідно робочій комісії перевірити вимірювальні прилади (строки їх перевірки, точність, клеймування тощо), визначити: які первинні документи знаходяться у матеріально відповідальної особи та чи передані вони разом з реєстрами (описами) до бухгалтерії підприємства. До початку проведення інвентаризації у матеріально відповідальної особи не повинно залишатися ні одного первинного документа. У підтвердження цього матеріально відповідально особа надає розписку. Щоб уникнути подальшої фальсифікації товарні звіти та прикладені до них прибутково-видаткові документи до початку проведення інвентаризації, підписуються головою комісії. В окремих випадках документи можуть бути підписані працівниками ОВС, за ініціативою яких проводиться інвентаризація.

Інвентаризаційна комісія починає роботу з опломбування всіх місць збереження цінностей. Коли інвентаризація проводиться на вимогу працівників правоохоронних органів, опечатування складів часто проводиться ними самими, як правило, до того, як призначення інвентаризація стане відоме матеріально відповідальній особі. При цьому складається акт опечатування приміщення. На період проведення інвентаризації всі операції з товарно-матеріальними цінностями зупиняються, а в приміщення збереження їх сторонні особи не допускаються. Якщо товарно-матеріальні цінності надходять під час проведення інвентаризації, то їх складають окремо і відображають у окремому опису. На першому етапі проведення інвентаризації товарно-матеріальні цінності групуються по назві, сорту, виду упаковки та у порядку, який прийнятний для перерахування, перемірювання, переважування; до них прикріплюються інвентаризаційні ярлики.

Підготовчий етап — полягає в тому, що перед тим, як, розпочати (на складі або в іншому приміщенні) перевірку матеріальних цінностей у натурі, інвентаризаційна комісія зобов’язана:

Ø опломбувати інші підсобні приміщення та місця зберігання матеріальних цінностей, які закріплені за матеріально відповідальною особою. Під час роботи інвентаризаційної комісії, а також під час перерви в її роботі ключі від місць зберігання цінностей повинні знаходитися у матеріально відповідальної особи, а печатка чи пломбір — у голови комісії (ініціатора проведення інвентаризації);

Ø одержати від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі документи, які відносяться до оприбуткування або витрачання цінностей здані у бухгалтерію, ніяких не оприбуткованих або списаних на видатки цінностей вона не має.

Наприклад,

…Я, (П.І.Б.), даю розписку в тому, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи включені у звіти, передані бухгалтерії і всі цінності, які надійшли у моє відповідальне збереження, оприбутковані, а ті що видані списані з обліку.

Останні документи по оприбуткуванню № …, по видачі № …

Матеріально відповідальна особа_______________ (підпис).

Візування документів та одержання від матеріально відповідальної особи розписки, необхідно для того, щоб матеріально відповідальна особа у разі виявлення у ході інвентаризації нестачі цінностей або грошових коштів не склала попереднім числом безтоварний видатковий документ.

Під час проведення інвентаризації усі операції по надходженню та видачі матеріальних цінностей припиняються. Для того, щоб за період інвентаризації не була порушена діяльність підприємства, до початку перевірки зі складу відпускається в цехи або на дільниці така кількість сировини або матеріалів, яка необхідна для забезпечення нормальної роботи.