Основні документи процесу інвентаризації

При проведенні інвентаризації робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку її проведення, повноту і точність внесення у відповідні інвентаризаційні документи даних про фактичний залишок матеріальних цінностей і грошових коштів, за правильність і своєчасність складання відповідних матеріалів інвентаризації. Члени інвентаризаційних комісій, за внесення в документи інвентаризації завідомо неправильних даних про фактичні залишки цінностей та грошових кошів з метою приховування їх нестач, розтрат та лишків матеріальних цінностей, підлягають притягненню до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Перед початком інвентаризації членам робочої інвентаризаційної комісії вручається наказ або розпорядження керівника підприємства про проведення, а голові комісії — контрольний пломбір. Важливою умовою проведення інвентаризації є її раптовість. Тільки за цієї умови можна встановити дійсний стан збереження матеріальних цінностей і грошових коштів. Матеріально відповідальна особа, якій відомо про проведення інвентаризації, може будь-яким способом (складання безтоварного документа, позичення грошей і т. ін.) приховати нестачу або розтрату цінностей чи грошових коштів.

При проведені інвентаризації за приписом органів внутрішніх справ у ній бере участь їх представник (як правило, це оперативний співробітник підрозділу державної служби боротьби з економічною злочинністю.) Як ініціатор проведення інвентаризації, оперативний співробітник повинен вжити відповідних заходів щодо встановлення ознак можливих зловживань, а саме на пошук чорнових записів, документів подвійного обліку, боргових розписок тощо. Враховуючи перспективи результатів перевірки, він зобов’язаний, крім того, слідкувати за дотриманням порядку проведення інвентаризації, своєчасністю і правильністю складання відповідних документів. Зауважимо, що представник органів внутрішніх справ не є членом інвентаризаційної комісії і тому не може привласнювати собі її функції, у тому числі, не може підписувати документи, які складаються у ході інвентаризації.

Для того, щоб результати інвентаризації набули чинності, повинні бути виконані такі умови:

1) наявність наказу (розпорядження) на її проведення,

2) комісійність проведення,

3) раптовість,

Обов’язкова участь матеріально відповідальної особи.