![]() Главная страница Случайная страница КАТЕГОРИИ: АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника |
Організація документообігу та зберігання документів.
У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або одержання від інших підприємств чи організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом (документообігом). Документообігом називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів. Головним принципом документообороту є забезпечення проходження документів найкоротшим шляхом та з мінімальними витратами праці на їх обробку та пошук. Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Порядок руху документів від моменту їх складання до передачі в архів регламентується затвердженим на підприємстві графіком документообігу. Графік документообігу – це затверджений порядок обробки даних, які містяться в первинних документах. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Об’єктом організації документообігу виступають як первинні документи, так і облікові регістри. Основними етапами проходження документів є (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Етапи документообігу Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов’язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи. Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в таблиці. Таблиця 5.1
|