Документування господарських операцій: суть і значення. Класифікація бухгалтерських документів.

Тема 5. Документація та її роль у розслідуванні злочинів

ПЛАН

1. Документування господарських операцій: суть і значення.

2. Класифікація бухгалтерських документів.

3. Порядок перевірки і опрацювання документів.

4. Організація документообігу та зберігання документів.

Документування господарських операцій: суть і значення. Класифікація бухгалтерських документів.

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Схематично технологія ведення обліку виглядає наступним чином:

Рис. 5.1. Схема технології ведення бухгалтерського обліку

Суцільне і безпе­рервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгал­терського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського за­пису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інфор­мації для користувачів.

Документ буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомо­гою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйнят­тя формі інформацію. Документи складають у різних сферах люд­ської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві

Бухгалтерський документ – письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи мають бути складені на паперових або електронних носіях українською мовою. Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про докумен­тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Якщо на підприємстві для ведення бухгалтерського обліку використовують комп’ютерні програми, то робота бухгалтера зі складання та оформлення документів значно спрощується – виникає можливість автоматичного створення електронних документів на основі введених початкових даних.

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документів.

Одним з обов’язкових елементів електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації особи, яка підписує електронний документ. Підпис виступає завершальний етапом складання будь-якого електронного документа.

На вимогу контролюючих або судових органів та клієнтів, документи на електронних носіях інформації відтворюються у копіях, на паперових носіях за рахунок і власними силами підприємства або установи. При складанні на електронних носіях облікових регістрів підприємства й установи зобов’язані забезпечити технічні засоби для відтворення документа у зручному для читання вигляді. Відповідальність за правильність інформації в облікових реєстрах несуть особи, які склали і підписали їх.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією. Документація є важливим елементом ме­тоду бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спо­стереження за господарськими операціями, і обов’язковою умовою для відображення їх в обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 (" Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України " Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88.

Первинне спостереження, документування та документація віді­грають важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

- дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

- забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

- єюридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

- є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Суть бухгалтерських документів краще відображається, виходячи із функцій, які вони виконують.

Рис. 5.2. Функції бухгалтерських документів