Роль информации в управленческой деятельности

Рассмотрим некоторые аспекты коммуникаций в компании Все отношения в компании основаны на получении, обработке передаче и хранении приказов, распоряжений, договоров и др. Они могут содержать данные в виде текста, цифр, рисунков, таб. лиц, звука, видеоизображений. Данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение, называются информацией.

Информация представляет собой важнейший элемент инфор­мационной среды управления, ее разделяют на два большие класса:

• объективную, овеществленную в какой-либо продукции (то­варах, услугах или знаниях);

• субъективную, отраженную, организованную людьми (впе­чатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

В зависимости от характера подготавливаемого решения ин­формация классифицируется по следующим группам:

• по областям применения: управленческая, техническая, био­логическая;

• по функциональной направленности: планирующая, организу­ющая, активизирующая, координирующая, контролирующая, ин­формирующая;

• по времени действия: стратегическая, тактическая и опера­тивная;

• по характеру разработки и реализации: уравновешенная, им­пульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

• по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверх высокая;

• по масштабам воздействия: общая и частная;

• по направлению воздействия: внутренняя и внешняя. Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированости-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а так наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

ФОРМУЛИРОВК ЗАКОНА ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ И ВАРИАНТЫ ЕГО РЕАЛИЗАЦИИ

формулировка закона: «Каждая система (социальная или биоло­гическая) стремится получить как можно больше достоверной, цен­ной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)».

КАКИЕ ОСОБЕННОСТИ ИМЕЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИИ: ОБЪЕМ ВОСПРИНИМАЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ ДОСТОВЕРНОСТЬ?

Управленческая информация используется для подготовки ре­шений в социальной системе. Эти решения направлены на страте­гическое планирование, управление управленческой деятельнос­тью, управление человеческими ресурсами, управление производственной и обслуживающей деятельностью, формирование систе­мы управления компании (методология, структура, процесс, меха­низм), управленческое консультирование, коммуникации с внеш­ней средой.

Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Для информацион­ных систем более важное значение имеет объем символьной ин­формации, который измеряется количеством букв, знаков, симво­лов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 кбайт, 20 страниц и т.д.). Для социальных систем (персонала, компаний) основное значение имеет объем вос­принимаемой информации, который характеризует необходимую пол­ноту информации о каком-либо объекте управления.

Выделяют три уровня объема воспринимаемой информации: информационная избыточность, субминимальный уровень, не­достаток информации (информационный голод. Недостаток ин­формации получается из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны яв­ления или процесса, недостаточного профессионализма инфор­мационных работников, искусственной монополизации инфор­мации различными организациями (частная или государственная коррупция).

Недостаток информации увеличивает затраты времени и затруд­няет выработку правильного решения, а также повышает неопределенность и риск. Общий объем информации обычно оценивается как избыточный. Субминимальный уровень - это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при ко­тором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность информации — это отношение набора верной (истинной) информации к общему объему информации, получен­ной информантом и выраженной в процентах. Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (80—90%) и нега­тивный (менее 70%).

КАКИЕ ОСОБЕННОСТИ ИМЕЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ИНФОРМАЦИИ: ЦЕННОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И ЕЕ НАСЫЩЕННОСТЬ?

Ценность характеризует информацию как материальную или интеллектуальную продукцию, имеющую потребительную стои­мость. Она определяется снижением затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или по­вышением прибыли на принятие правильного управленческого решения. Выделяют четыре уровня ценности информации: нуле­вой, средний, высокий и сверхвысокий (табл.5.2).

Таблица 5.2.