Накопление и сохранение аналитической информации

Документальная форма сохранения информации

Виды:

1 Первичная информация – форма первичного учета; накапливается в специальных папках, подшивается в порядке поступления первичных документов. Формы документов зависят от действующих систем контроля и учета на предприятии.

2 Производственная информация – совокупность обработанных данных о деятельности организации и структурных подразделений. Накапливается в специально созданных тетрадях, журналах, накопленных книгах. При накоплении данного вида информации она группируется:

а) по производственным подразделениям;

б) по периодам времени: месяц, квартал, год – накапливается информация нарастающим итогом. За отчетный период принимается год;

в) по содержанию

*количественная

*качественная

3 учетно-отчетная информация – после проведения анализа с выводами и рекомендациями. Оформляется в виде квартальных и годовых отчетов, месячных справок.

4 Планово-нормативная информация. Оформляется в виде бюджетных планов, планов заданий, контрольных цифр, доводимых до производственных подразделений.

Целесообразно при накоплении информации использовать ЭВМ и накапливать ее на магнитных носителях. Это снижает время. На магнитных носителях создается база данных. Для этого разрабатывается программное обеспечение в диалоговом режиме и в режиме запросов. Вся накопленная информация сохранена. Для ее сохранения на предприятии создается архив (комната с определенной температурой и влажностью, посторонним вход запрещен). На малых предприятиях используют сейфы. Вся текущая информация хранится первые 2 года на рабочих местах в закрытых сейфах и т.д. После этого все данные информации сдаются в архив. Создается экспертная комиссия, которая определяет сколько времени в архиве должна храниться информации. Во многих случаях:

- первичная информация храниться год и более;

- квартальные отчеты – 3 года и и более;

- годовые отчеты – 5 лет и более;

- отчеты о развитии сети связи (производства) – 10 лет и более;

- лицевые счета, трудовые книжки – 70лет и более;

- документы, связанные с гос. тайнами, событиями хранятся постоянно.

Экспертная комиссия формирует документы на следующие виды по срокам хранения:

- постоянного хранения;

- длительного хранения;

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Документы постоянного и длительного хранения оформляются в дела, которые должны иметь переплет, нумерацию страниц, должны быть прошиты, в конце заверенные подписью (печатью), на обложке должны быт реквизиты. На данные документы составляются описи. Документы могут сохраняться в банках данных на магнитных носителях. Для этого решаются машинного (технического) обеспечения, программного обеспечения (поисковые системы); система хранения документов в виде баз данных; обеспечение сохранности данной информации.