Розрахунки з підзвітними особами (нормативна база, первинні документи, бухгалтерські проведення, облікові регістри).

Більшість розрахунків бу здійснюється в безготівковій формі, а значна їх частина – готівкою через підзвітних осіб. Підзвітні особи – це працівники даної установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно наказу керівника. Підзвітні суми в бюджетних установах видаються на такі цілі: · на господарські видатки; · на службові відрядження; · на наукові експедиції.

Перелік підзвітних осіб затверджується розпорядженням керівника установи. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи і якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт. Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїздні квитки. Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис. Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення. Суму авансу на відрядження, що видається в підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку. Порядок оплати службових відряджень регулюється " Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон", затвердженою наказом МФУ від 13.08.1998 р. № 59 (з подальшими змінами) та постановою КМУ від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядженн держ.службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами, орг.-ми, що повністю або частково утримуються за рах.бюдж.коштів»
Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами”. По дебету цього субрахунка відображаються грошові суми, які видані під звіт з каси, а також суми перевитрат, що відшкодовуються підзвітній особі. По кредиту субрахунка 362 “Розрахунки з підзвітними особами” відображають суми, які підтверджені відповідними звітами і документами, а також внесена в касу готівка в погашення невикористаних авансів.
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами: 1. При видачі авансу: Дебет субрахунку № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунку № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу: Дебет субрахунків №301, 302

Кредит субрахунку № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати: Дебет субрахунку № 661

Кредит субрахунку № 362.

Аналітичний облік ведеться в розрізі фізичних осіб, які отримали гроші під звіт. Сальдо на субрахунку 362 “Розрахунки з підзвітними особами” може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо показує залишки отриманих під звіт авансів, за якими не надані авансові звіти. Кредитове сальдо відображає величину перевитрачання по авансовому звіту порівняно з сумою, отриманою під звіт. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері 8. На кінець зв. Періоду за кожною підзвітною особою визнач.заборгованість у розрізі КЕКВ (1140), а також загальна сума заборгованості.