Синтетичний та аналітичний (інвентарний) облік надходження та наявності необоротних активів (рахунки бухгалтерського обліку, облікові регістри, бухгалтерські проведення).

Необоротні активи залежно від їхньої функціональної ролі поділяють на основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, незавершене капітальне будівництво.

Облік необоротних активів ведуть у повних гривнях, без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на видатки установи.

Відповідно до Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої Наказом Державного казначейства України від 17.07.2000 р. № 64, зазначені об’єкти приймає в експлуатацію комісія, утворена з цією метою наказом керівника установи. Комісія, приймаючи необоротні активи, складає Акт прийняття-передання основних засобів ф. № ОЗ-1 (бюджет) у двох примірниках (для установи, що здає та для установи, що приймає), який затверджує керівник установи. На кожен об’єкт необоротних активів складають окремий акт, проте в разі прийняття до обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об’єктів, які мають однакову вартість, дозволяється складання загального акта. В окремих випадках дозволяється прийняття необоротних активів безпосередньо на підставі первинної супроводжувальної документації постачальника: рахунків-фактур, накладних тощо.

Прийняття нематеріальних активів здійснюється відповідно до Наказу Міністерства фінансів від 22.11.2004 № 732 Про затвердження типових форм первинного обліку об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів України оформленням Акту введення в господарський оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів ф.№ НА-1, який заповнюється в одному примірнику на основі технічної, науково-технічної та іншої документації. Нематеріальні активи для взяття на облік повинні бути закінченими та засвідченими відповідними документами (патентом, сертифікатом, ліцензією тощо) у порядку, встановленому чинним законодавством України.

Надходження необоротних активів супроводжується відповідно Інструкції зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів, затвердженої Наказом Головного управління Державного казначейства України та Державного комітету статистики України від 2.12.1997 р. № 125/70, відкриттям інвентарних карток їх обліку, а саме:

для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулювальних пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого й господарського інвентарю та інших об’єктів основних засобів — інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах ф. № ОЗ-6 (бюджет);

для індивідуального обліку робочої, продуктивної та племінної худоби, а також для обліку багаторічних насаджень і капітальних витрат на поліпшення земель (без споруд) — інвентарна карта обліку основних засобів у бюджетних установах (для тварин і багаторічних насаджень) ф. № ОЗ-8 (бюджет);

для групового обліку однотипних об’єктів основних засобів, які мають те саме призначення, однакову технічну характеристику й вартість — інвентарна картка групового обліку основних засобів у бюджетних установах ф. № ОЗ-9 (бюджет);.

для аналітичного обліку об'єктів права інтелектуальної власності, а також для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів, що надійшли в одному календарному місяці та одній відповідальній за їх використання особі - інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів ф.№ НА-2;

Відповідальність за маркування необоротних активів несуть матеріально відповідальні особи. Інвентарні номери присвоюються необоротним активам на весь час їх перебування в установі та залишаються вільними ще впродовж трьох років після вибуття об’єктів чи їх ліквідації. Орендовані необоротні активи обліковують за інвентарними номерами, присвоєними їм орендодавцями.

На підставі отриманих документів інформація про інвентарні об’єкти фіксується в системі предметного обліку, ведення якого забезпечується відкриттям інвентарних карток. Інвентарні картки ведуться в одному примірнику, їхня сукупність утворює картотеку інвентарних карток, яка міститься в бухгалтерії установи. Картотека формується за відповідними ознаками, а саме: картки групуються за субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.

Відкриття інвентарних карток супроводжується внесенням реєстраційного запису про виконану операцію до Опису інвентарних карток з обліку основних засобів ф. № ОЗ-10 (бюджет), який складається в одному примірнику в бухгалтерії за класифікаційними групами необоротних активів. Описи інвентарних карток з обліку необоротних активів здають в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання необоротних активів. Для контролю за правильністю і повнотою записів в інвентарних картках щоквартально складають оборотні відомості. Включення об’єктів до складу необоротних активів установи відображається в системі Плану рахунків бухгалтерського обліку за Класом 1 «Необоротні активи».

Для відображення джерел формування необоротних активів, що належать установі, у Плані рахунків передбачено пасивний рахунок № 40 «Фонд у необоротних активах» в розрізі субрахунків 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» та 402 «Фонд у незавершеному капітальному будівництві».

Оприбутковано необоротних (вартість без ПДВ) та сум без копійок:
— що сплачені шляхом попередньої оплати Дт 101-122 Кт 364
— що сплачені після їх отримання Дт 101-122 Кт 675

Водночас проводиться другий запис (сума без ПДВ):
— при оплаті коштами загального фонду Дт 801, 802 Кт 401
— при оплаті коштами спеціального фонду Дт 811-813 Кт 401

Сума ПДВ:
— при оплаті коштами загального фонду; 801, 802 Кт 364, 675
— при оплаті коштами спеціального фонду: Дт 811-813 Кт 364, 675

якщо ПДВ не включено до податкового кредиту Дт 641 Кт 364, 675
якщо ПДВ включено до податкового кредиту

Безоплатно отримано необоротних активів Дт 101-122 Кт 364
Водночас проводять другий запис Дт 812 Кт 401, 131-133

Відображено суми за невведеними в експлуатацію об’єктами капітального будівництва Дт 141-143 Кт 402

Прийнято в експлуатацію об’єкти капітального будівництва на підставі акта Дт 103-122 Кт 401
Водночас проводять списання сум за незавершеним капітальним будівництвом Дт 401 Кт 141-143

Надходження необоротних активів відображають в меморіальних ордерах № 4, 6, 8. Облік орендованих установою необоротних активів здійснюється на позабалансовому рахунку № 01 «Орендовані необоротні активи».

Попредметний облік необоротних активів здійснюють також у місцях зберігання необоротних активів (на складі, у структурних підрозділах) матеріально відповідальні особи, що призначаються наказом керівника установи. Із зазначеними посадовими особами укладається письмова угода про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Для забезпечення контролю за складом необоротних активів у місцях їх зберігання матеріально відповідальні особи ведуть Інвентарний список основних засобів ф. № ОЗ-11 (бюджет), де фіксується інформація щодо кожного об’єкта. Бухгалтерія установи здійснює контроль за тотожністю даних пооб’єктного предметного обліку за місцезнаходженням необоротних активів і в бухгалтерії.