Понятие коммуникации

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установка­ми. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуни­кации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, комму­никации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инст­рументов управления в руках менеджера является находящаяся в его распо­ряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также по­лучая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинен­ных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязан­ные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как переда­ется. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Они должны обладать способ­ностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эф­фективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навы­ков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.

Власть и информационное общение в организациях занимают различ­ное положение, а в определенном смысле даже противостоят друг другу. По­требность в увеличении объема и содержания такого общения вызывает к жизни соответствующие структурные образования, которые в своей совокуп­ности образуют коммуникативную структуру организации.

Коммуникация в управлении — это обмен информацией, на основе ко­торого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руково­дство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Существуют три необходимых фактора, три ключевых момента, определяющие реальность управления: цель, согласованность и резуль­тат совместной деятельности. Цель представляет собой идеальный образ со­стояния управляемой системы, который существует не только в сознании менеджера, но и в сознании каждого работника фирмы. Если поставленная менеджером цель отражает совпадающие интересы всех или, то цель является интегрирующим фактором, объединяет людей, заставляет их искать рациональные варианты осуществления совместной деятельно­сти, общего движения к получению того результата, который соответству­ет пониманию цели. Согласование — достижение интеграции, гармоничности взаимодействия работников в осуществлении своей деятельности, обеспечение взаимодополнительности, взаимоприемлемости. Результат управления тоже имеет интеграционное значение, потому что он показывает, что дает согласованность дея­тельности, насколько возможно получение общего результата при дан­ном варианте интеграции деятельности.

Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не пото­му, что древние народы были в неведении о ее важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распростране­нии информации. Бернанд был одним из первых и по крайней мере одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях как средст­во, с помощью которого люди объединялись в организацию для достижения общей цели.

Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной сторо­ны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой — формирует те формы коммуникации, которые облегчают как со­вместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация име­ет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе приня­тия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информа­ции встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно на­звать коммуникации связующим процессом. Поскольку руководитель ис­полняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и по­нимают, как среда влияет на обмен информацией.

Как и любые другие организационные структуры, коммуникативные представляют собой множество отношений субъектов организации. Они оп­ределяются своими специфическими функциями, элементным составом и конфигурацией.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии — осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия. Существует две основные функции ком­муникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая — взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом.

Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным про­цессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и инди­видуальным интерпретациям.