IX. Порядок составления отчетно-аналитической информации по поступившим обращениям

9.1. Аналитическая работа по обращениям (определение характера обращений, количества, динамики показателей и др.) проводится Отделом во взаимодействии со всеми структурными подразделениями Администрации, исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления по итогам квартала, полугодия, года.

В этих целях исполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления предоставляют в Отдел информацию о результатах рассмотрения обращений.

9.2. Отдел готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и предоставляет их Главе Луганской Народной Республики, Руководителю Администрации и Первому заместителю Руководителя Администрации.

9.3. В соответствии с отдельными поручениями Главы Луганской Народной Республики, Руководителя Администрации или Первого заместителя Руководителя Администрации готовится информация об обращениях за определенный временной период, а также по конкретной тематике.

X. Порядок обжалования действий (бездействия)

И решений, соответственно осуществляемых и принимаемых

В ходе рассмотрения обращений

10.1. Действия (бездействие), решения Администрации, должностных лиц исполнительных органов государственной власти, осуществляемые и принимаемые в ходе рассмотрения обращений, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и в суде в порядке, установленном законодательством Луганской Народной Республики.

XI. Вопросы формирования дел по исполненным обращениям

11.1. После завершения рассмотрения обращения, поступившие на имя Главы Луганской Народной Республики, Руководителя Администрации и иных должностных лиц Администрации, со всеми относящимися к ним материалами формируются в дела.

11.2. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается Отделом в течение 2-х лет. После сформированные дела передаются в архивное подразделение Администрации для дальнейшей экспертизы ценности документов.

11.3. Сформированные дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации располагаются на стеллажах в соответствии с порядковыми номерами.

11.4. Каждое обращение и документы по его рассмотрению, разрешению составляют в деле самостоятельную группу, помещаются в мягкую обложку и систематизируются в хронологической последовательности.

Обложка дела оформляется в установленном порядке (Приложение № 19).

11.5. На каждом обращении после принятия окончательного решения проставляется отметка «В дело», дата, должность, подпись и расшифровка подписи должностного лица.

11.6. Обращения, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по календарному году в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

11.7. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с регистрационным номером.

В деле документы располагаются в следующей последовательности:

оригинал обращения;

оригинал или копия ответа;

все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина.

11.8. В деле могут быть подшиты несколько групп документов, которые располагаются в алфавитном порядке, в зависимости от количества поступивших обращений в организации и документов к ним прилагающихся.

11.9. Повторные обращения и все материалы к ним подшиваются за группой документов по первому обращению.

11.10. Коллективные обращения следует формировать в отдельные дела.

11.11. При формировании дел проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

11.12. Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где располагаются в алфавитном порядке.

11.13. Ответственность за сохранность документов по обращениям, законченных делопроизводством, возлагается на Отдел и архивное подразделение Администрации.

11.14. Сроки хранения документов по обращениям составляют 5 лет.

По истечении установленного срока хранения документы по обращениям подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.15. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией Администрации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений, связанных с предложением по совершенствованию деятельности органов государственной власти.