IV. Порядок рассмотрения письменных обращений

4.1. Последовательность действий

при рассмотрении письменных обращений

Работа с письменными обращениями осуществляется в следующей последовательности:

прием и первичная обработка письменных обращений;

регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений;

направление письменных обращений на рассмотрение;

рассмотрение письменных обращений;

выполнение требований к оформлению ответа на письменное обращение;

постановка письменных обращений на контроль;

продление срока рассмотрения письменных обращений;

оформление ответов на письменные обращения;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений;

порядок и формы контроля за рассмотрением письменных обращений.

4.2. Прием и первичная обработка письменных обращений

4.2.1. Письменные обращения, поступившие в адрес Главы Луганской Народной Республики, Администрации, подлежат обязательному рассмотрению.

4.2.2. Письменное обращение может поступить одним из следующих способов: доставлено лично гражданином либо через третьих лиц (доверенных лиц); доставлено нарочным, почтовым отправлением, посредством факсимильной связи, по электронной почте, по телефону «Горячей линии».

4.2.3. Письменные обращения, присланные по почте и поступившие в общий отдел Администрации, передаются в Отдел по реестру для дальнейшей обработки, регистрации и рассмотрения.

4.2.4. Письменные обращения, поступившие в конвертах, в целях обеспечения безопасности подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверт (пакет), работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения начальником Отдела.

4.2.5. При приеме и первичной обработке документов:

проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывается конверт;

поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения) прикладываются сзади текста обращения. В случае отсутствия самого обращения работником Отдела, принимающим почту, составляется справка с текстом: «Обращения указанному адресату нет», датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;

ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются на почту невскрытыми.

4.2.6. На обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами, в описях на ценные письма составляется акт в трех экземплярах по форме, утвержденной Первым заместителем Руководителя Администрации (Приложение № 1). Один экземпляр указанного акта остается на хранении в Отделе, второй приобщается к поступившему обращению, третий направляется заявителю.

4.2.7. При регистрации от обращения отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя.

4.2.8. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

4.2.9. Если при регистрации в обращении отсутствовали приложения, то составляется акт в трех экземплярах в произвольной форме. Один экземпляр указанного акта остается на хранении в Отделе, второй приобщается к поступившему обращению. Третий направляется заявителю.

4.2.10. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в Отделе. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок (Приложение № 2). Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

4.2.11. Обращения с пометкой «лично», поступившие на имя Главы Луганской Народной Республики, вскрываются референтом Главы, на имя Руководителя Администрации – вскрываются помощником Руководителя Администрации; поступившие на имя заместителей Руководителя Администрации, работников структурных подразделений Администрации с пометкой «лично» передаются адресатам невскрытыми.

4.2.12. В случае если обращение, поступившее с пометкой «лично» не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Отдел.

4.2.13. В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает:

наименование органа, в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

свою фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии);

почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;

излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

4.2.14. Обращения с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения.

4.2.15. Обращение проверяется на повторность, при необходимости прикладывается предыдущая переписка из архива, для дальнейшего направления на регистрацию и рассмотрение.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

4.2.16. На стадии предварительной обработки поступивших обращений начальник Отдела выявляет обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 8 Закона Луганской Народной Республики от 21.10.2014 № 32-I «Об обращениях граждан».

4.2.17. В случае если письменное обращение признано анонимным, ответ на обращение не дается.

4.2.18. Обращение, написанное неразборчивым почерком и не поддающееся прочтению, не рассматривается, о чем уведомляется гражданин, если его фамилия и адрес поддается прочтению.

4.2.19. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.2.20. По неоднократным обращениям начальник Отдела на основании истории обращения готовит предложение о рассмотрении данного вопроса на Комиссии по вопросам рассмотрения обращений граждан при Администрации (далее – Комиссия). Комиссия вправе дать заключение о безосновательности очередного обращения и направить Главе Луганской Народной Республики или Руководителю Администрации предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий: в письменном обращении содержится вопрос, на который ему неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями; в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

4.2.21. Окончательное решение о прекращении переписки на основании заключения Комиссии и предложений начальника Отдела принимает Глава Луганской Народной Республики или Руководитель Администрации, о чем гражданину направляется уведомление (Приложение № 3).

4.2.22. При поступлении обращения от гражданина, переписка с которым в установленном порядке прекращена, специалист Отдела регистрирует обращение и передает начальнику Отдела. Начальник Отдела устанавливает идентичность поднимаемых гражданином вопросов, по которым ранее переписка была прекращена, проверяет, не приводятся ли новые доводы и (или) обстоятельства. В случае установления идентичности вопросов, изложенных в обращении, начальник Отдела готовит заключение о безосновательности очередного обращения и предложение о направлении его в дело без рассмотрения. Подготовленное заключение направляется Руководителю Администрации или лицу, исполняющему его обязанности, для рассмотрения. В зависимости от результатов рассмотрения заключения обращение передается для рассмотрения в общем порядке или помещается в ранее сформированное дело без направления ответа заявителю.

4.3. Регистрация обращений

4.3.1. На поступившие в Отдел обращения в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп «Администрация Главы Луганской Народной Республики». В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

4.3.2. Обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в сектор Международного протокола организационного отдела Администрации. Их регистрация производится после поступления перевода.

4.3.3. Работники Отдела осуществляют регистрацию обращения в журнале регистрации предложений (замечаний), заявлений (ходатайств) и жалоб (далее – журнал регистрации обращений) установленной формы (Приложение № 4).

4.3.4. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из:

индекса кода города или района, из которого поступило обращение (Приложение № 5);

начальной буквы фамилии автора (при коллективном обращении после добавляется аббревиатура «КЛ»);

порядкового номера (применяется сквозная нумерация, которая начинается ежегодно с номера 00001);

признака обращения: на личном приеме – 1, письменное – 2, без подписи – 3, на выездном приеме – 4, устное – 5.

Например:

03-В-00001-2, где 03 – индекс города, В – первая буква фамилии (Воронин), 00001 – порядковый номер в рамках календарного года, 2 – письменное обращение.

10-КЛ-00125-5, где 10 – индекс города, КЛ – аббревиатура, обозначающая коллективное обращение, 00125 – порядковый номер в рамках календарного года, 5 – устное обращение.

4.3.5. Регистрационный номер и дата вписываются в штамп Администрации. Датой регистрации считается дата, указанная на штампе Администрации.

4.3.6. В журнал регистрации обращений граждан заносятся дата поступления обращения, регистрационный индекс, фамилия, имя, отчество заявителя (в именительном падеже) и его адрес (место работы).

4.3.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые две или три фамилии, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным.

4.3.8. Отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений (участник Великой Отечественной войны, инвалид, пенсионер, многодетная семья, мать-одиночка и т.д.) согласно Приложению № 6.

4.3.9. Если обращение переслано для рассмотрения, то указывается, откуда оно поступило, в журнале регистрации обращений проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.

4.3.10. Указывается информация о содержании поставленных в обращении вопросов и индекс вопроса согласно перечню (Приложение № 7). Если в обращении ставится несколько вопросов, то индекс присваивается каждому из них.

4.3.11. Указания по заполнению журнала регистрации обращений разъясняют порядок заполнения журнала регистрации обращений (Приложение № 8).

4.3.12. Одновременно с регистрацией в соответствующем журнале оформляется карточка РКФО обращения (РКФО – регистрационно-контрольная форма обращения).

На обращения, поставленные на контроль, РКФО заполняется в двух экземплярах для формирования и ведения контрольной картотеки.

4.3.13. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных по поступающим обращениям основные реквизиты регистрации, включаемые в РКФО, дублируют графы журнала регистрации обращений граждан (Приложение № 9).

4.3.14. Обращение регистрируется не позднее следующего рабочего дня с момента поступления.

4.3.15. Почтовые конверты хранятся вместе с текстом обращения.

4.4. Предварительное рассмотрение обращений

4.4.1. По обращениям, соответствующим предъявляемым к ним требованиям и принятым к рассмотрению, начальник Отдела готовит проекты поручений (резолюций или сопроводительных писем) Главы Луганской Народной Республики, Руководителя Администрации.

4.4.2. Поручения содержат: фамилии и инициалы лиц (руководителей органов или структурных подразделений), которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и сроки рассмотрения, подпись руководителя с расшифровкой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

4.4.3. Поручения оформляются на бланках резолюций Главы Луганской Народной Республики, Руководителя Администрации формата А 6 (105 х 148 мм), сопроводительные письма – на бланках Главы Луганской Народной Республики и Администрации Главы. На бланке в обязательном порядке проставляется регистрационный номер, дата и отметки о контроле (Приложения №№ 10, 11, 12, 13).

4.4.4. Резолюция и сопроводительное письмо в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

4.4.5. При подготовке проекта резолюции или сопроводительного письма (при определении структурного подразделения Администрации, органа власти, к компетенции которого относится рассмотрение поставленных в обращении вопросов) начальник Отдела вправе обратиться за консультацией к советникам или помощникам Главы Луганской Народной Республики или Руководителю Администрации.

4.4.6. Поручения (резолюции и сопроводительные письма) подписываются Главой Луганской Народной Республики в случаях, требующих личного рассмотрения обращения.

4.4.7. Поручения (резолюции и сопроводительные письма) подписываются Руководителем Администрации согласно распоряжению Главы Луганской Народной Республики от 27.02.2015 № 75/02 «О рассмотрении корреспонденции, поступающей на имя Главы Луганской Народной Республики».

4.4.8. Расписки гражданам подписываются начальником Отдела.

4.4.9. В соответствии со ст. 7 Закона Луганской Народной Республики от 21.10.2014 № 32-I «Об обращениях граждан» запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

4.4.10. Если в анонимном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.4.11. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, начальник Отдела направляет Главе Луганской Народной Республики или Руководителю Администрации на подпись проект поручения в исполнительный орган государственной власти, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении.

4.4.12. В срок не более пяти дней со дня регистрации копия обращения направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о чем уведомляется заявитель.

Уведомление установленной формы о перенаправлении обращения готовит Отдел и направляет за подписью начальника Отдела заявителю (Приложение № 14).

4.4.13. Начальник Отдела направляет Главе Луганской Народной Республики или Руководителю Администрации обращения и проекты поручений о рассмотрении обращений, в том числе предложения о постановке обращений на контроль, рассмотрении обращения с выездом на место, либо о комиссионном рассмотрении вопроса с привлечением специалистов исполнительных органов государственной власти Луганской Народной Республики, органов местного самоуправления.

4.4.14. Глава Луганской Народной Республики или Руководитель Администрации по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, принимает решение по проекту поручения об определении исполнителей, сроках рассмотрения, порядке информирования заявителей, при необходимости корректируют его.

4.4.15. Глава Луганской Народной Республики или Руководитель Администрации принимает решение по исполнению в срок не более 3 рабочих дней со дня поступления материалов от Отдела.

4.4.16. После подписания поручения Главой Луганской Народной Республики или Руководителем Администрации специалисты Отдела заносят содержание резолюции в журнал регистрации обращений, РКФО.

4.4.17. Зарегистрированные и рассмотренные обращения в соответствии с поручениями направляются исполнителям, при этом Отделом снимается необходимое количество копий.

Оригинал обращения остается в Отделе.

4.5. Порядок рассмотрения письменных обращений

4.5.1. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений (замечаний), исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов;

по совершенствованию деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления;

по развитию общественных отношений;

по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении оценки учитываются следующие обстоятельства:

нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

необходимость внесения, в случае принятия предложения, изменений в нормативные документы;

наличие предложений, требующих изменения законодательства, не относящихся к компетенции Администрации;

возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

4.5.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления (ходатайства) исполнитель:

выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям действующего законодательства.

Для этого исполнитель может получать пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, предоставленные гражданином, при необходимости запрашивает дополнительные материалы.

В случае признания заявления обоснованным в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

4.5.3. При рассмотрении жалобы исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов, либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения, существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

4.5.4. В случае признания жалобы, подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

4.5.5. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления;

пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию;

инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

4.5.6. Запрос должен содержать:

данные об обращении, по которому запрашивается информация;

вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

вид запрашиваемой информации, содержание запроса.

Запрос подписывается должностным лицом, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения, и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию. Срок, в течение которого должна быть предоставлена информация по запросу, – не более 15 дней.

4.5.7. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за три дня до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, исполнителем может быть принято решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

4.5.8. По результатам рассмотрения обращения с выездом на место в ответе на обращение указывается информация о полученных сведениях.

4.5.9. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностной инструкцией.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через соответствующих должностных лиц.

4.5.10. При рассмотрении обращения в случае необходимости исследования материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или предоставлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения соответствующего должностного лица выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

4.5.11. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдению ими установленных сроков. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

4.5.12. В случае если в обращении поставлены вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов и органов местного самоуправления, допускается направление ответа гражданину каждым исполнителем в пределах своей компетенции.

4.5.13. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:

содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет сделано);

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

содержать информацию о направлении, дате отправки, регистрационный номер обращения, фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

4.5.14. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

4.5.15. Если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось Главой Луганской Народной Республики или Руководителем Администрации на контроль, исполнитель должен направить в Отдел на имя того должностного лица, которое давало поручение, информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные для исполнения сроки с приложением копии ответа заявителю.

4.5.16. Должностное лицо, давшее поручение по обращению:

рассматривает представленную информацию о рассмотрении обращения;

дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения;

определяет вид и порядок привлечения к дисциплинарной ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль;

принимает решение об окончании рассмотрения обращения;

принимает решение о возврате проекта ответа на повторное рассмотрение.

4.5.17. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение является:

оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

ответ дан не на все вопросы обращения и (или) не по существу.

4.5.18. В случае возврата проекта ответа исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

устранить выявленные нарушения;

провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

4.5.19. В случае ненадлежащего исполнения поручения Главы Луганской Народной Республики или Руководителя Администрации, повлекшего повторное обращение, исполнитель (исполнители) привлекается к дисциплинарной ответственности.

4.5.20. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты меры, дан письменный ответ гражданину (лицу, органу, обратившемуся в интересах гражданина).

4.5.21. В этом случае должностное лицо, давшее поручение, снимает обращение с контроля, списывая с визой «В дело» ответы, полученные от исполнителей, либо подписывая проект ответа, подготовленного исполнителем.

4.5.22. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен по почте, электронной почтой.

4.6. Требования к оформлению ответа на письменные обращения

4.6.1. Ответы на обращения подписывают тем должностным лицом, которому дано поручение.

4.6.2. Если Главой Луганской Народной Республики или Руководителем Администрации было дано поручение подготовить ответ заявителю за своей подписью, то ответ заявителю готовится за подписью Главы Луганской Народной Республики или Руководителя Администрации

4.6.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, необходимо исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина, в ответе следует указывать, что жалоба обоснована, факты подтвердились, указать меры, принятые к виновным должностным лицам.

4.6.4. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу ответа заявителю обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

4.6.5. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

4.6.6. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа, ответ направляется заявителю.

4.6.7. Ответ на коллективное обращение направляется лицу, указавшему свой домашний либо иной адрес для отправки ответа, либо лицу, подписавшему обращение первым, если указан его домашний либо иной адрес.

В случае если в коллективном обращении не указаны адреса и оно не признано анонимным (например: жильцы дома, жители деревни, работники больницы, члены трудового коллектива), ответ направляется в одну из квартир, в адрес местной администрации, организацию, на предприятие.

4.6.8. Проекты ответов на обращения, подготовленные за подписью Главы Луганской Народной Республики, Руководителя Администрации, согласовываются с Отделом. Они также должны быть оформлены и завизированы должностными лицами в установленном порядке, прописанном в пункте 5.5.1. Инструкции по делопроизводству в Администрации.

4.6.9. После подписания ответа Главой Луганской Народной Республики, Руководителем Администрации или его заместителями он регистрируется в Отделе и передается для отправки в общий отдел Администрации.

4.6.10. При регистрации ставится дата и номер, присвоенный обращению при регистрации, с добавлением индекса отдела по номенклатуре дел.

4.6.11. Вся переписка (например: направление запросов, подготовка промежуточных ответов) относительно обращений граждан осуществляется по номерам, присвоенным им во время регистрации.

4.7. Организация контроля за рассмотрением обращений

4.7.1. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением письменных обращений, находящихся на рассмотрении в Администрации, осуществляется Руководителем Администрации.

4.7.2. Контроль за сроками рассмотрения обращения граждан осуществляется Отделом. Сотрудник Отдела, ответственный за контроль, ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, за пять календарных дней до окончания установленного срока рассмотрения обращений граждан (30 календарных дней) систематизирует РКФО и осуществляет напоминание исполнителям.

4.7.3. На особый контроль в Отделе в обязательном порядке ставятся:

обращения, резолюция по которым содержит, помимо конкретных поручений исполнителю, поручение об информировании Главы Луганской Народной Республики или Руководителя Администрации о результатах рассмотрения;

повторные обращения;

обращения, поступившие из Народного Совета Луганской Народной Республики и от депутатов всех уровней, а также обращения, в которых приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами, коррупции;

обращения, поставленные на контроль по решению Главы Луганской Народной Республики или Руководителя Администрации.

4.7.4. При постановке обращения на контроль на поручении должностного лица ставится штамп со словом «Контроль».

4.7.5. В случае неисполнения поручения в срок Отдел информирует Главу Луганской Народной Республики или Руководителя Администрации о фактах несвоевременного исполнения контролируемого поручения.

4.7.6. В случае если в ответе, полученном от структурного подразделения Администрации или иного органа власти, рассматривавшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль. В этом случае на ответе исполнителя ставится штамп «Дополнительный контроль», с ответа снимается копия, которая направляется в соответствующее структурное подразделение Администрации или иной орган власти.

4.7.7. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия дополнительных мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

4.7.8. Продление сроков производится по служебной записке на имя Главы Луганской Народной Республики, если обращение поставлено на особый контроль, или Руководителя Администрации.

Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю.

4.7.9. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий при рассмотрении обращений и принятием соответствующих решений осуществляется Отделом по поручению Руководителя Администрации, Первым заместителем Руководителя Администрации либо лицами, их заменяющими.

4.7.10. Текущий контроль за рассмотрением письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, осуществляется путем проведения Отделом проверок соблюдения и исполнения структурными подразделениями Администрации положений настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов Луганской Народной Республики в рамках своих полномочий.

4.7.11. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений также включает в себя проведение проверок, выявление нарушений прав граждан при рассмотрении обращений, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.7.12. Периодичность проведения проверок может носить плановый, тематический и внеплановый характер.

4.7.13. Для проведения внеплановых проверок должностным лицом, принявшим решение о проведении проверки, формируется комиссия. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.7.14. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан вносятся предложения о привлечении виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики.

4.7.15. Основанием для снятия с контроля письменного обращения могут служить:

направление гражданину ответа на поставленные в его обращении вопросы или предоставление ему разъяснений о порядке защиты его прав и законных интересов;

поступление письменного ответа от государственных органов по существу письменного обращения, поставленного на контроль.