Tabela 1. Co, dlaczego, kiedy, kto, jak i gdzie

Ź ró dł o: R. Jones, Zarzą dzanie projektami. Sztuka przetrwania, MT Biznes Sp. z o.o., Warszawa 2009, str. 82.

Osobom któ re przygotowują projekty z pomocą w tym zakresie przychodzi karta projektu, któ ra zawiera w sobie te gł ó wne niezbę dne zagadnienia jak, okreś lenie celu, zakresy prac zwią zanych z realizacją projektu oraz sposoby postę powania pod czas wykonania kolejnych etapó w jego realizacji. W ś wietle definicji,, Karta projektu formalizuje cel i speł nia role mapy prowadzą cej do punktu docelowego. Jednak przede wszystkim dokonuje jego autoryzacji od strony formalnej”[5] W każ dej karcie powinny znaleź ć się nastę pują ce informacje: [6]

1. Oficjalna nazwa projektu.

2. Cel/Cele projektu

3. Sponsor projektu

4. Planowanie rezultaty projektu

5. Informacje odnoś nie zespoł u projektowego

6. Zadania kierownika projektu

7. Zasoby przeznaczone na realizacje projektu

8. Rodzaje wykonywanych prac i ich harmonogram

9. Osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczegó lnych zadań i czynnoś ci

10. Sposó b rozliczenia projektu

11. Punkty oceny realizacji projektu

12. Punkty krytyczne zwią zane z realizacją projektu

Karta projektu jest korzystnym narzę dziem do prezentowania swoich pomysł ó w i planó w, dla parteró w czy sponsoró w itp. Dlatego ż e zawiera kró tki obraz cał ego projektu.

1.3 Zarzą dzanie projektami w metodologii PCM

W ramach przedmiotu został o opracowano wiele metodyk do zarzą dzania projektami, któ re przedstawiają wiele sposobó w planowania i zarzą dzania. Wię kszoś ć metodyk uniwersalne i ró wnież specyficzne techniki zarzą dzania. Do najważ niejszych i najbardziej znanych zaliczamy:

1. Metodykę PMI

2. Metodykę PRINCE 2

3. Metodykę CMMI

4. Metodykę PCM

Z uwagi na to ż e metodyka PCM jest zalecana i rekomendowana do planowania i sterowania projektami w ś rodowisku europejskim, skupimy się wł aś nie na tej metodyce. W 1992r. komisja europejska zaadaptował a zestaw narzę dzi nazywany Cyklem Ż ycia Projektu (ang. Project Cycle Manegement – PCM).

Gł ó wnym zał oż eniem tej metodologii jest poprawa zarzą dzania zewnę trznymi programami wspó ł pracy – wszelkiego rodzaju projektami i programami, zawdzię czają c wię kszemu skoncentrowaniu na zasadniczych kwestiach i ramowych warunkach, w odniesieniu do programowania tak i do realizacji projektó w/programó w. Metodyka PCM opiera się na zał oż enie ż e wszystkie projekty są wyją tkowe, ale mają cykliczny charakter i skł adają się z powtarzalnych etapó w i faz. Stosowanie PCM w trakcie realizacji cyklu ż ycia projektu, skł ada się z sześ ciu faz, co pokazuje Rysunek 1.

Rysunek 1. Fazy cyklu ż ycia projektu.

Ź ró dł o: opracowanie wł asne na podstawie „Manual Project Cycle Manegement” Europien Commission – EuropeAid Co-operation Office, 2001.

Każ da z faz zarzą dzania cyklu ż ycia projektu odpowiada za okreś lone kwestie. Najogó lniej moż na ich opisać w nastę pują cym sposobem: [7]

1. Planowanie – jest gł ó wnym punktem wyjś cia w realizacji projektu. Etap planowania jest bardzo waż ny w cyklu zarzą dzania projektami. Planowania dokonuje się przede wszystkim w analizy priorytetó w społ ecznoś ci lokalnej oraz informacje zawarte mię dzy nimi w takich dokumentach jak np. Strategia rozwoju firmy.

2. Identyfikacja – przeglą d zgł oszonych propozycji projektó w i ich selekcja wedł ug kryterió w oceny i wskazać projekty dla któ rych potrzebna dokł adniejsza analiza, dla potwierdzenia celowoś ci realizacji. W tym etapie ró wnież okreś lamy zakres projektu(wszystkie dział ania któ re powinny zostać zrealizowane).

3. Opracowanie – po zidentyfikowaniu projektó w na poprzednim etapie, projekty analizują pod kontem ich efektywnoś ci technicznej i finansowej. W opracowaniu wybranych projektó w bierze udział wielka grupa ludzi, instytucji i organizacji, któ re pó ź niej zostaną ich beneficjentami.

4. Finansowanie – zaproponowane wnioski weryfikują przez programy i fundusze pomocowe, nastę pnie podejmują ostateczną decyzje na temat wspó ł finansowania projektu ze strony udzielają cych wsparcie finansowe. Dalej idzie podpisanie umowy z sporzą dzany montaż finansowy.

5. Wdraż anie – to etap przy któ rym wszystkie procedury potrzebne do realizacji i zakoń czenia projektu zostają uruchomione. W trakcie realizacji projektu prowadzimy cią gł y monitoring, któ ry ma na celu zakoń czenie wszystkich dział ań zgodnych z zatwierdzonym harmonogramem czasowym i rzeczowo-finansowym.

6. Ewaluacja – na etapie ewaluacji moż emy poró wnać otrzymane rezultaty z oczekiwaniami zał oż onymi na etapie planowania i identyfikacji oraz osią galnoś ć przewidywanych celó w bezpoś rednich i ogó lnych projektu. Czę sto ten etap prowadzi do identyfikacji nowych projektó w i pomysł ó w.

Podsumowują c, przydatnoś ć tej metody PCM jest nieoceniana w procesie zarzą dzania projektami. Jednakż e, ż eby korzystać z tej metody jak ró wnież i z każ dej innej metodyki w zakresie zarzą dzania cyklem projektu, organizacja powinna już mieć pewne doś wiadczenie a pracownicy odpowiednio przeszkoleni. To wł aś nie jeden z gł ó wnych problemó w, któ ry stanowi przeszkodę stosowaniu tej metodyki, brak wiedzy i doś wiadczenia, niejednokrotnie to przeszkadzał o realizacjom projektó w. Wedł ug metodyki PCM w procesie zarzą dzania cyklem projektu, w któ rym najpierw planuje i identyfikuje się rzeczywiste istnieją ce problemy, któ re powinny zostać rozwią zane dzię ki realizacji projektu, koleinie zadaniem jest opracowanie, wdrą ż enie i ocena dział ań, z punktu widzenia beneficjantó w najważ niejszymi fazami jest planowanie, identyfikowanie i opracowanie.