У різних ділових ситуаціях

Усне ділове спілкування відбувається за різних обставин. У кожному випадку добір мовних засобів підпорядковується екстралінгвальним факторам, тому його слід розглядати у зв’язку з позамовними життєвими ситуаціями і враховувати етичні вимоги до ділового спілкування.

Упродовж життя людині доводиться перебувати найчастіше у таких ділових ситуаціях: спілкуватися з колегами і керівниками на роботі, брати участь у нарадах, засіданнях, бути учасником приватного ділового спілкування, вести телефонні розмови.

А управлінні існують певні етикетні відносини між працівниками. Керівники першими вітаються зі старшими від себе та жінками (виховані люди вітаються одночасно), з працівниками, коли вони стоять або сидять. Якщо у час розмови керівника з підлеглим входить відповідальний працівник, то підлеглий має привітатися з ним і, попросивши дозволу зайти пізніше, вийти. Спокійну, доброзичливу атмосферу у спілкуванні створює не лише керівник, а й увесь колектив.

В управлінні існує єдиний ввічливий спосіб звертання на ім’я та по батькові, а в офіційних ситуаціях – на прізвище з використанням слів пане, добродію та інших, напр.: Оксано Михайлівно, проходьте, а не Ви проходьте.

На нарадах, засіданнях повинен панувати діловий, спокійний тон, доброзичливі, дружні відносини. Уся увага зосереджується на об’єкт обговорення, а не на суб’єктивні настрої та емоції.

У процесі наради, засідання часто виникають труднощі при називанні прізвищ виступаючих. Якщо повинна виходити жінка, то слід використовувати формулу „Слово надається професорові Коваль”, а якщо чоловік – то формула „Слово надається професорові Ковалю”. Однак найкраще вживати прізвища у називному відмінку, щоб не помилитися, напр.: Зараз виступає (першим виступатиме, виступає) інженер Мироненко; за ним виступатиме (наступним виступатиме, готується до виступу) депутат Савчук.

Під час офіційних прийомів особи, які їх ведуть повинні говорити спокійно, до кінця фрази голос поступово знижувати, протягом бесіди його часто змінювати. Темп мовлення вони повинні добирати з урахуванням теми, ситуації спілкування та індивідуальних рис мовця. Ввічливе, доброзичливе, уважне їх ставлення до відвідувачів створюватиме атмосферу довірливої, приязної, спокійної розмови.

Відвідувачі, незалежно від того, з якою справою вони прийшли, повинні ясно, чітко і коротко висловлювати своє прохання, належно поводитися, за послугу обов’язково подякувати.

Телефонна розмова складається зі встановлення зв’язку, викладу справи і закінчення.

Службова особа, яка знімає трубку, може назвати себе, свою посаду або місце роботи, а яка телефонує, повинна привітатися, назвати себе або того, кого вона представляє. Якщо треба когось покликати, то використовують формули ввічливості, напр.: прошу покликати..., чи не могли б ви попросити... На такі питання відповіді будуть залежати від конкретної ситуації, напр.: прошу зачекати..., на жаль, його ще немає.

Суть справи слід викладати чітко, без зайвих дрібниць. Лаконізм викладу досягається детальним продумуванням головних і другорядних питань, які вимагають короткої і конкретної відповіді.

Закінчує розмову переважно той, хто подзвонив, але якщо співрозмовник старший за віком або службовим становищем, то дають можливість йому закінчити розмову. Незважаючи на вік і становище, обидва співрозмовники повинні використовувати формули ввічливості, напр.: пробачте за турботу, дякую за увагу, до побачення.

Під час телефонної розмови потрібно виявляти свою делікатність, вибачатися за те, що відірвали від справ, дякувати за послугу, тоном слів, їх добором передавати своє шанобливе ставлення до співрозмовника.

Рекомендована література

Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. – Львів, 1990.

Ботвина Н.В. Міжнародні культурні традиції: мова та етика ділов. комунікації. – К., 2002.

Коваль А.П. Ділове спілкування. – К., 1992. – С..

Корніяка О. М. Мистецтво гречності: Чи вміємо ми себе поводити? – К., 1995.

Культура української мови / За ред. В.М.Русанівського. – К., 1990.

Палеха Ю.І. Ділова етика. – К., 2000.

Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування. – Львів, 2001.

Чмут Т.К., Чайка Г.Л. Етика спілкування. – К., 2002.

Шеломенцев В.М. Етикет і сучасна культура спілкування. – К., 2003.